Was ist Papierkram?
Papierkram ist ein allgemeiner Begriff für die vielen verschiedenen Formulare, Rechnungen, Listen, Lebensläufe und Arbeiten, die in jedem Unternehmen erledigt werden müssen. Obwohl Computer zum größten Teil auf Papierkram verzichtet haben, werden in den meisten Büros immer noch Formulare und andere Papiere benötigt. In vielen Büros können dieselben Papiere von vielen Personen gehandhabt und verarbeitet werden, bevor sie abgelegt, gelagert oder zerkleinert werden.
Viele Experten für Büroeffizienz raten, dass jedes Blatt Papier sofort dorthin gelangen sollte, wo es von dieser Abteilung oder Person bearbeitet werden muss. Nachdem Sie jedes Blatt Papier gelesen und bearbeitet haben, können Sie es entweder archivieren, zerkleinern, wegwerfen, recyceln oder an eine Pinnwand hängen. Papierkram, der noch erledigt werden muss, kann in einem gestuften Fach aufbewahrt werden. Die Fächer sollten beschriftet sein, um gemischte Papierstapel in den Fächern zu vermeiden.
Die klassische Art und Weise, die Tabletts oder Körbe in einem mehrstufigen Bürokartonhalter zu etikettieren, ist das Hin- und Herschreiben . Der Eingangskorb ist für eingehende Papiere gedacht, die erledigt werden müssen, und der Ausgangskorb enthält erledigte ausgehende Papiere. Einige Büroangestellte beschriften ihre Schreibtischablagen immer noch auf diese Weise, während andere möglicherweise ganz auf Etiketten verzichten. Einige Mitarbeiter verwenden keine mehrstufigen Fächer für Papierkram, verwenden jedoch möglicherweise Hängeregister, um Papier in einer tiefen Schreibtischschublade aufzubewahren.
Einige Mitarbeiter scheinen nur den größten Teil ihrer Unterlagen auf einem Stapel auf dem Schreibtisch zu haben, aber die meisten Experten für Unternehmensorganisationen schlagen vor, nur das aktuellste Projekt auf dem Schreibtisch zu haben. Andere Papierkramprojekte können zur einfachen Bezugnahme in Fächern oder Dateien gespeichert werden. Das Durchsuchen von ungeordneten Dokumenten, um etwas zu finden, kann die Produktivität verringern.
Zu den in den meisten Unternehmen üblichen Arten von Papierarbeiten gehören Formulare, Berichte, juristische Aufzeichnungen, Projektberichte, Mitarbeiterbewertungen, Faxe, Briefe, Versandberichte, Bestellungen und Rechnungen. Viele Unternehmen verwenden Computerbestellungen und Rechnungen sowie E-Mails anstelle von Briefen. Die meisten Unternehmen drucken jedoch Kopien dieser Dokumente für andere Abteilungen aus, beispielsweise für die Buchhaltung. Einige Büros sind praktisch papierlos, aber viele arbeiten noch daran, diesen Punkt zu erreichen. Die meisten Unternehmen recyceln heute ihre Papiere, wann immer dies möglich ist.