Was ist Lohnbuchhaltung?

Lohn- und Gehaltsabrechnung ist der Prozess, mit dem Unternehmen Arbeitnehmer für ihre Arbeit entschädigen. Dieser Prozess umfasst auch die Einbehaltung von Lohnsteuern wie Einkommen, Sozialversicherung und Arbeitslosigkeit sowie Pfändungen. Viele Unternehmen verwenden ein computergestütztes Geschäfts- oder Buchhaltungssoftwarepaket, um diese Geschäftsfunktion zu unterstützen. Personalverantwortliche und Sachbearbeiter in der Personalabteilung führen in der Regel Mitarbeiterdateien, in denen das Unternehmen Aufzeichnungen über die vom Gehaltsscheck des Mitarbeiters einbehaltenen Abzüge erstellt hat.

Unternehmen entwickeln in der Regel Standard-Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die erforderlichen Unterlagen für die Arbeit in einem Unternehmen ausfüllen. Diese Informationen enthalten personenbezogene Daten, die sich auf die nationale Identität, den Wohnort, die Dokumentation der Erfahrung und die Steuerdokumente einer Person beziehen. Papierkram kann sich auf Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörden beziehen. Unternehmen müssen diese Dokumente während der gesamten Zeit, in der der Mitarbeiter für das Unternehmen arbeitet, und für einige Jahre, nachdem das Unternehmen oder der Mitarbeiter das Arbeitsverhältnis beendet, in ihrem Personalabrechnungssystem aufbewahren.

Viele Geschäfts- und Buchhaltungssoftwarepakete oder -anwendungen enthalten Lohnbuchhaltungsmodule, die Unternehmen für die Lohnbuchhaltung verwenden können. Diese Module können dazu beitragen, die Systeme zur Berechnung von Lohnsteuern und Lohnpfändungen zu automatisieren. Die meisten Softwarepakete und -anwendungen auf dem heutigen Markt ermöglichen es Unternehmen, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsmodule jedes Mal zu aktualisieren, wenn Änderungen an den Lohn- und Gehaltssteuergesetzen vorgenommen werden. Dies spart dem Unternehmen Zeit, insbesondere wenn das Unternehmen mehrere nationale oder internationale Standorte hat. Diese Module können Unternehmen auch dabei unterstützen, ihre Lohn- und Gehaltsverwaltungssysteme nach Arbeiterklassen wie Gehalt, Stundenlohn oder anderen Klassifizierungen zu unterteilen.

Unternehmer sollten einen Anwalt konsultieren, um sicherzustellen, dass ihre Lohn- und Gehaltsverwaltungssysteme alle relevanten Unterlagen für die Einstellung von Arbeitnehmern, die Pflege der Lohn- und Gehaltsdaten und die Kündigung von Mitarbeitern enthalten. Der mit der Gehaltsabrechnung verbundene rechtliche Aufwand kann schnell langwierig werden und viel Zeit und Mühe erfordern, um den Überblick zu behalten. Eigentümer, die die Gehaltsabrechnungen nicht auf dem neuesten Stand halten, müssen mit erheblichen Strafen von Regierungsbehörden für Gehaltsabrechnungsinformationen rechnen. Dies kann nicht nur die Eigentümer viel Kapital kosten, sondern auch kleinere Unternehmen in die Insolvenz zwingen.

Kleine Unternehmen oder Eigentümer mit wenig Erfahrung in der Gehaltsabrechnung können diesen Prozess an Dritte auslagern. Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung entbindet das Unternehmen zwar nicht vollständig von seiner Verantwortung, kann jedoch dazu beitragen, dass die Eigentümer nicht die meisten Formalitäten in Bezug auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung erledigen müssen. Drittanbieter-Prozessoren bieten Unternehmen auch die Möglichkeit, Hintergrund- oder Bonitätsprüfungen für potenzielle Mitarbeiter durchzuführen, die dazu beitragen können, zukünftige Probleme von abtrünnigen oder unzufriedenen Arbeitnehmern zu begrenzen oder zu verhindern.