Was ist Payroll Outsourcing?
Payroll Outsourcing ist eine Geschäftspraxis, bei der ein Vertrag mit einem Unternehmensdienstleister abgeschlossen wird, um alle Funktionen im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung eines Unternehmens abzuwickeln. Die Verwendung eines Outsourcing-Dienstes ermöglicht die Verwaltung des Gehaltsabrechnungsprozesses, ohne eine große Gehaltsabteilung unterhalten zu müssen. Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister verwalten so unterschiedliche Funktionen wie die Berechnung von Löhnen und Gehältern, das Einbehalten von Steuern, die Verteilung von einbehaltenen Geldern an die zuständigen Regierungsbehörden und die direkte Einzahlung des Nettolohns auf die Bankkonten der Mitarbeiter.
Es gibt viele Gründe, warum sich ein Unternehmen für eine Outsourcing-Option für Gehaltsabrechnungen entscheidet. Am häufigsten sparen Sie Zeit und Geld bei der Abwicklung von finanziellen Aufgaben, die mit einer Gehaltsabrechnung verbunden sind. Durch den Abschluss eines Vertrags mit einem externen Lieferanten ist es möglich, das Abrechnungsteam auf eine oder zwei Personen innerhalb des Unternehmens zu beschränken. Häufig sind diese beiden benannten Personen berechtigt, dem Abrechnungsdienst Grunddaten zur Verfügung zu stellen, der dann die restlichen Details verarbeitet. Infolgedessen muss niemand einen Großteil der Arbeitswoche damit verbringen, Stundenlöhne, Steuern und verschiedene Arten von Quellensteuerproblemen zu berechnen.
Da die meisten Outsourcing-Dienste für die Lohn- und Gehaltsabrechnung Schecks oder direkte Einzahlungen anbieten, kann jeder Mitarbeiter das von ihm bevorzugte Format auswählen. Wenn Schecks ausgewählt werden, werden sie in der Regel per Kurier an den Kunden gesendet, der sie dann an die Mitarbeiter verteilt. In Situationen, in denen die Direkteinzahlungsoption ausgewählt wurde, wird das Geld den Mitarbeitern häufig am Abend vor dem tatsächlichen Zahltag oder vor dem Standardzahltag auf ihrem Konto gutgeschrieben.
Ein weiterer Vorteil eines Outsourcing-Dienstes für die Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht darin, dass der Arbeitgeber nicht mit Änderungen der Vorschriften Schritt halten muss, die sich auf die Berechnung der Steuern auswirken. Da der Outsourcing-Dienst seine Informationen ständig aktualisiert, um den geltenden Gesetzen zu entsprechen, muss sich der Arbeitgeber aufgrund einer falschen Berechnung der fälligen Steuern nie um verspätete Gebühren und andere Strafen sorgen. Allein dieser Vorteil kann einem großen Unternehmen im Laufe eines Jahres eine erhebliche Menge an Geld sparen.
Payroll Outsourcing verhindert auch, dass sich ein Arbeitgeber mit technologischen Problemen auseinandersetzen muss. Da die Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht vor Ort erfolgt, müssen Sie niemals die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware aktualisieren oder Zeit und Geld für Programm- oder Hardwareprobleme oder Systemprobleme aufwenden, die auftreten und den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess verlangsamen können. Dadurch werden die Mitarbeiter stets pünktlich bezahlt und bleiben zufrieden.
Während das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet, dass regelmäßig weitere Geschäftsausgaben anfallen, spart die Nutzung dieser Art von Dienstleistung selbst kleinen Unternehmen häufig monatlich Zeit und Geld. Die meisten Outsourcing-Anbieter bieten verschiedene Lohn- und Gehaltspläne an, die für Unternehmen unterschiedlicher Größe ideal sein dürften. Aus praktischen Gründen ist es nur sinnvoll, die Gehaltslisten auf dem neuesten Stand zu halten und die Quellenangaben korrekt zu halten, wenn ein Outsourcing-Dienst für Gehaltslisten in Anspruch genommen wird.