Was ist die Gehaltsabrechnung?
Der Begriff "Gehaltsabrechnung" umfasst jeden Mitarbeiter eines Unternehmens, der einen regulären Lohn oder eine andere Vergütung erhält. Einige Mitarbeiter erhalten möglicherweise ein festes Gehalt, während andere für geleistete Arbeitsstunden oder die Anzahl der produzierten Artikel bezahlt werden. Alle diese unterschiedlichen Zahlungsmethoden werden von einem Lohnspezialisten berechnet und die entsprechenden Gehaltsschecks ausgestellt. Unternehmen verwenden häufig objektive Messinstrumente wie Zeitkarten oder Arbeitszeittabellen, die von den Aufsichtsbehörden ausgefüllt werden, um den Gesamtbetrag der zu zahlenden Vergütung für jede Gehaltsperiode zu bestimmen.
Nachdem ein Lohnbuchhalter die Stunden eines Mitarbeiters mit seinem Lohn multipliziert hat, wird der Bruttoeinkommensbetrag in einen Taschenrechner oder ein Computerprogramm eingegeben. Regelmäßige Abzüge wie Steuerabzüge, Krankenversicherungen, Gewerkschaftsbeiträge, Spenden usw. werden dann kategorisiert und abgezogen. Der verbleibende Restbetrag wird dann in einen Scheck oder eine elektronische Einzahlung umgewandelt und wird zum Nettolohn des Mitarbeiters für diesen Zeitraum. In den USA identifizieren die Abteilungen für Lohn- und Gehaltsabrechnung den Arbeitgeber und die Arbeitnehmer nach einem Bundesgesetzbuch und führen eine fortlaufende Übersicht über die Gesamteinnahmen und -abzüge für das Geschäftsjahr.
Für Kleinunternehmer ist es oft eine der höchsten Prioritäten, genügend Bargeld zu haben, um alle Mitarbeiter zu bezahlen. Auch wenn das Geschäft selbst nicht rentabel geworden ist, müssen die Mitarbeiter für ihre Leistungen entschädigt werden. Aus diesem Grund ziehen es viele kleinere Unternehmen vor, ihre Lohn- und Gehaltsverpflichtungen so gering wie möglich zu halten, bis sie ein bestimmtes Rentabilitätsniveau erreicht haben. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Kleinunternehmer auf ihre eigenen Gehälter verzichten, um ihre Angestellten zu bezahlen.
Die Einrichtung eines effektiven Gehaltsabrechnungssystems ist für ausgebildete Buchhalter nicht besonders schwierig, kann jedoch sehr zeitaufwendig sein. Einige kleinere Unternehmen verlassen sich auf benutzerfreundliche Computersoftware, um ein einfaches System mit Prüfdruckern und Dateispeicher einzurichten. Größere Unternehmen können ausgebildete Wirtschaftsprüfer beauftragen, sich im Rahmen ihrer Gesamtaufgaben mit Gehaltsfragen zu befassen. Unternehmen, die nicht in der Lage sind, ihre eigenen Systeme zu warten, vergeben diese Aufgabe häufig an externe Spezialisten.
Da die Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf objektiven Kriterien wie Zeitkarten und Steuerformularen des Bundes basieren, können externe Buchhalter alle Berechnungen durchführen, alle Daten für das laufende Jahr speichern und die Bezahlung rechtzeitig ausstellen. Die Arbeitgeber müssen diese Unternehmen lediglich über etwaige Änderungen der Entgeltsätze oder Abzüge der Arbeitnehmer auf dem Laufenden halten.