Was ist Kleingeld?
Die meisten Unternehmen benötigen für bestimmte Ausgaben wie Bürobedarf und Ähnliches einen geringen Barbestand. Dies wird gewöhnlich als Portokasse bezeichnet, und das Wort " Portokasse" ist eine Ausspracheverfälschung des französischen " Petit" , was "wenig" oder "klein" bedeutet. Die Mehrheit der kleinen Unternehmen verfügt über einen Kassenbestand von rund 100 US-Dollar (USD). Größere Unternehmen, insbesondere Unternehmen mit zahlreichen Abteilungen, verfügen möglicherweise über einen erheblichen Teil dieser Barmittel, die von verschiedenen Depotbanken gehalten werden.
Unternehmer denken vielleicht, dass es für ein modernes Unternehmen kaum notwendig wäre, über eine Bargeldversorgung zu verfügen, da es so einfach ist, Dinge wie Geschäfts-Geldautomaten oder Kreditkarten zu verwenden. Der Vorteil von Bargeld ist jedoch, dass es von jedem Mitarbeiter verwendet werden kann, wohingegen Firmenkarten in der Regel auf höchstens wenige Benutzer beschränkt sind. Bargeld spart die Notwendigkeit, mehr Mitarbeitern Zugang zu Kreditkarten zu gewähren, und maximiert die Anzahl der Mitarbeiter, die für Besorgungen eingesetzt werden können, um eine Kleinigkeit für das Unternehmen zu erhalten.
Wie bei allen Geschäftsausgaben muss auch das Bargeld sorgfältig überwacht werden. Wenn Mitarbeiter es nutzen, müssen sie Belege für ihre Einkäufe vorlegen. Viele Unternehmer oder Cash Custodians müssen ebenfalls ein Ausgabenprotokoll führen. Alternativ werden Gelder manchmal über ein Gutscheinsystem erfasst. Menschen können kleine Einkäufe mit ihrem eigenen Geld tätigen und erhalten eine Erstattung durch Ausfüllen eines Gutscheins. Mit jedem Gutschein können Sie die Ausgaben nachverfolgen, um sicherzustellen, dass sie sich summieren.
Es ist sehr wichtig, dafür zu sorgen, dass sich Bargeld summiert. Wird nicht nachverfolgt, wohin das Geld fließt, kann dies leicht zu Missbrauch führen. In der Regel müssen Unternehmen sicherstellen, dass der Betrag der Quittungen oder Gutscheine zuzüglich des Bargeldes immer dem zulässigen Gesamtbetrag des Bargeldes entspricht. Wenn Gutscheine oder Quittungen zuzunehmen beginnen und das Bargeld abnimmt, füllt das Unternehmen den Bargeldbetrag wieder auf und stellt sicher, dass alle Ausgaben ordnungsgemäß nach der vom Unternehmen angewandten Rechnungslegungsmethode erfasst wurden.
Eine weitere wichtige Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass Bargeld an einem sicheren Ort aufbewahrt wird. Bargeld ist offensichtlich unsicher, wenn es an einem offenen Ort aufbewahrt wird, und sollte in einem Safe, einer Geldkassette oder so etwas wie einer verschlossenen Schublade aufbewahrt werden. Normalerweise hat eine Person Zugriff darauf und wird als Depotbank bezeichnet. In einigen Unternehmen, wie z. B. Einzelhandelsgeschäften, ist ein erheblicher Kassenbestand in Registern vorhanden. Es ist möglich, dass das Kleingeld im Register geführt wird oder der Arbeitgeber einfach Registermittel für kleine Ausgaben verwendet und Gutscheine oder Quittungen hinterlässt, die es jedem ermöglichen, die Registermittel gleichmäßig auszugleichen, wenn das Geschäft oder das Register geschlossen wird.