Was ist Projektplanung?

Als wesentliches Element des Projektmanagements umfasst die Projektplanung die Entwicklung von Aktionselementen und die Planung, um das Projekt auf einer konsistenten Basis voranzutreiben. Bei ordnungsgemäßer Ausführung enthält die Projektplanung auch Zieldaten für die Fertigstellung jedes Aktionselements, sodass andere ausstehende Elemente ordnungsgemäß bearbeitet werden können. Ein tatsächlicher Projektplan wird in einigen Unternehmenseinstellungen als Eskalationsliste bezeichnet .

Während einige glauben, dass Projektplanung und Prozessplanung gleich sind, ist dies nicht der Fall. Beide sind Schlüsselelemente im Projektmanagement, aber der Fokus jedes Elements ist komplementär und nicht gleich. Die Prozessplanung konzentriert sich mehr auf die Auswahl der für das Projekt benötigten Ressourcen sowie auf die Bereitstellung eines allgemeinen Rahmens für das Erreichen des gewünschten Ziels. Im Gegensatz dazu konzentriert sich die Projektplanung darauf, die einzelnen Aufgaben zu identifizieren und anzuordnen, die erforderlich sind, um jeden Schritt im Projekt mithilfe der in der Prozessplanung angegebenen Ressourcen abzuschließen.

Um die Projektplanung auf Kurs zu halten, leitet ein Projektmanager normalerweise das Team, das für die Durchführung der einzelnen zur Fertigstellung des Projekts erforderlichen Maßnahmen oder Schritte verantwortlich ist. Der Manager hilft, die Aktionen der einzelnen Teammitglieder zu koordinieren, den Fortschritt zu messen und bei Bedarf Entscheidungen über Änderungen des Projektplans zu treffen. Im Allgemeinen wird der Projektmanager das Team in jeder Weise unterstützen, die erforderlich ist, um das Projekt zeitnah und kosteneffizient voranzutreiben. Der Projektmanager ist häufig auch direkt gegenüber den Eigentümern des Unternehmens und anderen Personen verantwortlich, die für die Gesamtfunktion des Unternehmens verantwortlich sind.

Wie bei jeder Art von Geschäftsplanung geht es auch bei der Projektplanung darum, den größten Nutzen zu erzielen und gleichzeitig die verfügbaren Ressourcen so sinnvoll wie möglich zu nutzen. Zu diesem Zweck besteht ein Ziel dieser Art der Planung darin, realistische Daten darüber zu erstellen, wie viel von jeder benötigten Ressource benötigt wird und wie lange die Ressource benötigt wird. Beispielsweise kann ein Projektplan den Einsatz von Lastkraftwagen erfordern, um Materialien zu einer Baustelle zu transportieren. Der Plan plant die Lieferungen basierend auf dem Zeitpunkt, zu dem die Materialien benötigt werden, und ermöglicht es dem Unternehmen, diese Lastwagen für andere Zwecke zu nutzen, wenn dies für den Abschluss des betreffenden Projekts nicht erforderlich ist.

Heutzutage wird die Projektplanung häufig durch die Verwendung von Software erweitert, um den allgemeinen Plan zu entwickeln und alle Teammitglieder über die Fortschritte bei den aktuellen Aktionselementen auf dem Laufenden zu halten. Mit der Projektplanungssoftware ist es einfacher, Aktionselemente in der logischsten Reihenfolge anzuordnen, angemessene Fertigstellungstermine für jedes Element im Plan festzulegen und alle Faktoren zu verfolgen, die sich auf den Projektfortschritt auswirken. Die Planungssoftware kann ein proprietäres Softwarepaket sein, das speziell für die Verwendung durch ein Unternehmen entwickelt wurde, oder ein kommerzielles Produkt, das sich gut für die Projektplanung in einer Reihe von verschiedenen Geschäftsumgebungen eignet.