Was ist Projektbeschaffung?
Die Projektbeschaffung umfasst einen systematischen Prozess zur Identifizierung und Beschaffung der erforderlichen Projektdienstleistungen, Waren oder Ergebnisse durch Kauf oder Erwerb von externen Anbietern, die die Arbeiten ausführen. Es ist normalerweise eine Funktion des Projektmanagers; Einige Organisationen wählen jedoch eine andere Person als den Projektmanager aus, um diese Aufgaben zu erledigen. Es gibt sechs Prozesse, die von der Projektmanagementbranche allgemein als integraler Bestandteil des Projektbeschaffungsmanagements anerkannt werden.
Der erste dieser Prozesse ist die Planung von Einkäufen und Akquisitionen. In diesem Schritt werden die Bedürfnisse identifiziert, die ein Outsourcing erfordern. Quellen für die Beschaffung der benötigten Waren, Dienstleistungen oder Ergebnisse werden durch eine Marktanalyse unterschieden. Bei der Planung der Beschaffung werden die Projektziele überprüft, um sicherzustellen, dass die Akquisition nicht von den festgelegten Zielen abweicht. Der Abschluss dieses Schritts umfasst die Ermittlung der für die Akquisition erforderlichen Ressourcen, die Bestimmung des zur Sicherung der Akquisition erforderlichen Vertragstyps und die Erstellung eines Beschaffungsmanagementplans.
Die Vertragsplanung, das Anfordern von Verkäuferantworten und das Auswählen des Verkäufers sind die nächsten drei Prozesse, die möglicherweise abgeschlossen werden. In der Vertragsplanung müssen die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen detailliert beschrieben werden. Anfragen nach Vorschlägen und Angeboten sollten dokumentiert werden, um Probleme zu vermeiden.
Bei der Anforderung von Antworten und Vorschlägen von Verkäufern werden bestimmte Anbieter identifiziert und auf eine qualifizierte Verkäuferliste gesetzt. Ausgewählte Anbieter werden aufgrund ihrer Fähigkeit, die Waren oder Dienstleistungen bereitzustellen, unter Berücksichtigung der Einschränkungen des Projekts, ihres Interesses an der Bereitstellung der Waren oder Dienstleistungen und der Angemessenheit ihrer Angebote als qualifiziert eingestuft. Sobald die potenziellen Verkäufer abgegrenzt wurden, werden die Vorschläge der ausgewählten Verkäufer ausgewertet, um den besten Anbieter für die Lieferung der Waren oder Dienstleistungen zu ermitteln. Nachdem die Verkäufer ausgewählt wurden, werden Verträge ausgehandelt.
Die Verwaltung von Verträgen ist für die Aufgaben der Projektbeschaffung entscheidend. Um diesen Schritt abzuschließen, müssen die Verpflichtungen, Verantwortlichkeiten und Leistungsziele klar umrissen werden. Zur zufriedenstellenden Vertragserfüllung gehört die Verfolgung der Erreichung der festgelegten Ziele. Manchmal muss der Projektbeschaffungsmanager Prozesse korrigieren, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Vertragsänderungen sollten kontrolliert und dokumentiert werden, um unnötige Rechtsansprüche zu vermeiden.
Sobald der Vertrag abgeschlossen ist, besteht der letzte Schritt darin, den Vertrag zu schließen. Der Vertrag wird geprüft, um sicherzustellen, dass alle Vertragsbedingungen erfüllt wurden. Der Vertragsabschluss umfasst die Bewertung der Leistung des Anbieters und die Dokumentation der bei der Vertragsausführung gewonnenen Erkenntnisse.
Projektbeschaffung ist keine exakte Wissenschaft. Obwohl dieser Prozess in der Branche allgemein anerkannt ist, kann die tatsächliche Ausführung von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Es gibt viele Kurse, in denen die Strategien der Projektbeschaffungsmanager vermittelt werden. Community Colleges und erweiterte Bildungsabteilungen von Universitäten bieten häufig Kurse zu diesem Thema an.