Was ist reservierungslose Telefonkonferenz?
Reservierungslose Telefonkonferenzen sind eine Art von Audiokonferenz, bei der der Kunde keine Reservierung für eine Telefonkonferenz im Voraus vornehmen muss. Die Telefonkonferenz ohne Reservierung, eine Form der Telefonkonferenz, die Anfang der neunziger Jahre entstanden ist, hat sich zu einer der beliebtesten Formen von Telefonkonferenzen für Unternehmen und gemeinnützige Organisationen entwickelt. Im Laufe der Jahre wurde diese Art von Anrufformat durch Verbesserungen noch benutzerfreundlicher. Gleichzeitig konnten Audiokonferenzanbieter den Dienst zu äußerst wettbewerbsfähigen Preisen anbieten.
Bei einer herkömmlichen Telefonkonferenz kontaktiert der Kunde den Anbieter im Voraus und reserviert eine bestimmte Anzahl von Leitungen zu einem bestimmten Datum, einer bestimmten Uhrzeit und für eine bestimmte Dauer. Die Reservierung wird vorbereitet und dann in eine Telefonkonferenzbrücke heruntergeladen, wo ein Konferenzbetreiber die Reservierung aktiviert, normalerweise fünfzehn bis dreißig Minuten vor der geplanten Startzeit. Die Konferenz bleibt auf der Brücke aktiv, bis die Besprechung abgeschlossen ist und alle Teilnehmer die Verbindung zum Anruf trennen. Zu diesem Zeitpunkt deaktiviert der Konferenzbetreiber den Anruf und er kann nicht wieder verwendet werden, ohne eine neue Reservierung zu erstellen.
Dank der reservierungslosen Telefonkonferenz ist keine vorherige Reservierung für eine Telefonkonferenz erforderlich. Obwohl das Format etwas abweicht, wird für einen bestimmten Konferenzmoderator ein reservierungsloser Account eingerichtet. Dem Konto werden eine Reihe von Leitungen zugewiesen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt verwendet werden können, und es wird eine Telefonkonferenzbrücke zugewiesen. Die Daten für die Reservierung werden auf der Brücke aktiviert und stehen der autorisierten Partei zu jeder Tages- und Nachtzeit zur Verfügung, ohne dass der Konferenzdienst im Voraus über die Nutzung informiert werden muss.
Für den Zugriff auf die Konferenz erhält der Moderator eine gebührenfreie Einwahlnummer sowie mindestens zwei Sicherheitscodes. Einer der Codes wird vom Moderator zum offiziellen Einleiten der Konferenz verwendet, während der zweite Code von allen Personen verwendet wird, die vom Moderator zur Teilnahme an der Besprechung eingeladen wurden. Bei den meisten Anrufkonfigurationen werden die Gebühren für das Konto nicht mehr erhoben, wenn die letzte Leitung am Ende der Besprechung von der Anrufsitzung getrennt wird.
Nach der Ausstellung bleiben die Einwahlnummer und alle an den Moderator ausgegebenen Sicherheitscodes so lange bestehen, wie das Konto beim Anbieter eingerichtet ist. Auf diese Weise kann der Moderator eine Telefonkonferenz arrangieren, indem er die Teilnehmer einfach über den geplanten Termin informiert und ihnen die Einwahlnummer und den Teilnehmercode zur Eingabe über die Telefontastatur mitteilt, wenn er dazu aufgefordert wird. Die Art der reservierungslosen Telefonkonferenz macht sie zu einem idealen Format für den Einsatz in Notfallsituationen oder für wiederkehrende Besprechungen, die wöchentlich stattfinden, jedoch nicht notwendigerweise an demselben Tag und zu derselben Uhrzeit in der Woche.
Im Laufe der Jahre sind eine Reihe von Funktionen als Teil des grundlegenden reservierungslosen Telekonferenzformats üblich geworden. Die Fähigkeit des Moderators, alle Teilnehmerleitungen stummzuschalten, ist ein Beispiel, ebenso wie die Fähigkeit des Moderators, eine Folge von Codes zu verwenden, um eine Leitung zu erhalten und einen Teilnehmer anzurufen, der sich nicht in die Konferenz eingewählt hat. In den letzten Jahren ist die Hinzufügung von Anwesenheitslisten Teil der von den meisten Anbietern angebotenen Telefonkonferenzpakete ohne Reservierung geworden. In diesen Listen werden Details wie die ursprünglichen Telefonnummern jedes Anrufers, der auf die Besprechung zugreift, die Eingangs- und Ausgangszeiten für jede Leitung, die in jeder Leitung aufgelaufenen Minuten und die Notation eines beliebigen numerischen Codes wie z. B. eines Abteilungscodes oder einer Kundennummer erfasst Der Moderator entscheidet sich für die Verknüpfung mit der Besprechung. Alle diese Funktionen gelten in den meisten Fällen als Standard und sind in den Grundkosten pro Minute und Leitung für den Service enthalten.