Was ist Ausgabenanalyse?
Die Ausgabenanalyse ist eine Methode, mit der Unternehmen nachverfolgen können, wie Geld vom Unternehmen ausgegeben wird, um letztendlich die Ausgaben zu senken. Informationen zu Lieferanten, Einkauf und Bestellungen werden organisiert und anschließend auf Muster analysiert. Aufgrund der enormen Informationsmenge verwenden die meisten Unternehmen spezielle Software, um Ausgabenanalysen durchzuführen.
Das Sammeln und Analysieren von Daten ist schwieriger als es zunächst erscheint. Damit die Ausgabenanalyse effektiv ist, müssen alle Aspekte der Ausgabenmuster eines Unternehmens berücksichtigt werden. Diese Informationen werden normalerweise in diskreten Computersystemen in jedem Unternehmensbereich gespeichert. Die Unterteilungen können sowohl nach Entfernung als auch nach Sprache getrennt sein. Das Sammeln und Organisieren all dieser Daten in einem verwendbaren Format ist zeit- und kostenintensiv.
Ein Großteil der Komplexität kann durch die Verwendung von Software beseitigt werden, um die Ausgabenanalyse zu erleichtern. Die erste Software zur Ausgabenanalyse wurde Anfang der 2000er Jahre entwickelt. Die Software ist zwar immer noch sehr teuer, macht jedoch menschliche Arbeit überflüssig und bietet eine einfache Schnittstelle für den Zugriff auf die resultierenden Informationen.
Die Software ruft Daten aus vorhandenen Aufzeichnungssystemen ab. Dies können einfache Tabellenkalkulationen, Warehouse-Daten oder andere Quellen sein. Diese Daten werden dann bereinigt, was bedeutet, dass die Formatierung standardisiert wird, doppelte Datensätze zusammengeführt werden und fehlende Details gefunden werden. Die Software klassifiziert die Daten dann gemäß den vom Unternehmen festgelegten Industriestandards und Standards. Beschaffungsspezialisten können dann auf die Daten für Berichte und Analysen zugreifen.
Ein wichtiger Aspekt der Ausgabenanalyse ist die Bewertung von Lieferanten. Die Ausgabenanalyse kann zeigen, welche Lieferanten das meiste Geld vom Unternehmen erhalten. Das Unternehmen kann diese Informationen verwenden, um bessere Angebote zu erzielen oder Verträge neu auszuhandeln. Die meisten Unternehmen bevorzugen Lieferanten, Lieferanten, die den besten Service bieten oder reduzierte Preise für den Kauf in loser Schüttung. Eine Analyse kann ergeben, dass Lieferungen oder Dienstleistungen, die derzeit von einem nicht bevorzugten Anbieter gekauft werden, von einem bevorzugten Anbieter zu einem günstigeren Preis gekauft werden können.
Das Unternehmen kauft möglicherweise auch ähnliche Lieferungen oder Dienstleistungen von mehreren Lieferanten. Dies ist als fragmentierte Ware bekannt. Sie können Geld sparen, indem Sie einen großen Einkauf bei einem einzigen Lieferanten tätigen und nicht mehrere kleine Einkäufe bei mehreren Lieferanten.
Die Ausgabenanalyse hilft auch dabei, Einzelgängerausgaben zu identifizieren. Dies ist der Fall, wenn Käufe getätigt werden, die nicht vertraglich abgedeckt sind. Ohne Vertrag wird dem Unternehmen der volle Preis berechnet und nicht der ausgehandelte Preis, der in einem dauerhaften Vertrag mit einem bevorzugten Lieferanten festgelegt ist. Diese Art von Ausgaben kann ein Unternehmen im Laufe der Zeit viel Geld kosten.