Was ist der beste Weg, um Dateien zu organisieren?

Wenn Sie den Papierkram in Ordnung halten, können Sie Papiere finden, wenn Sie sie benötigen, ohne sie erneut durchsuchen zu müssen. Einige Leute nehmen sich möglicherweise nicht die Zeit, um Dateien zu organisieren, weil sie nicht sicher sind, wo sie anfangen sollen, aber es ist wichtig, alles in Ordnung und übersichtlich zu halten. Auch wenn es unwahrscheinlich erscheint, Dateien organisiert zu haben, ist dies sehr gut möglich, insbesondere wenn Sie sich gerade mit einem überfüllten Archiv befassen.

Es gibt Leute, die nicht sicher sind, wie lange sie ihre Papiere aufbewahren sollen. Solange Ihre Unterlagen für steuerliche Zwecke unerlässlich sind, ist es wichtig, sie von Januar an beizubehalten, bis Ihre Steuern im folgenden Jahr abgelaufen sind. Nach Abschluss Ihrer Steuern kann Ihr Buchhalter Ihnen mitteilen, wie lange Sie die Unterlagen aufbewahren sollen. Papiere über Ihre Steuern, Krankenakten, Alters- und Sparkonten sowie Wohnungsunterlagen sollten dauerhaft aufbewahrt werden. Papiere, die für Ihre teuren Gegenstände wie Schmuck, Autos und Antiquitäten relevant sind, sollten ebenfalls dauerhaft aufbewahrt werden. Kreditkartenabrechnungen, die Sie möglicherweise sieben Jahre lang aufbewahren möchten, und Stromrechnungen, die Sie normalerweise etwa ein Jahr lang aufbewahren können.

Wenn Sie Dateien organisieren möchten, können Sie viel Zeit und Platz sparen, wenn Sie nicht benötigte Elemente entfernen. Legen Sie jedes Papier mit den entsprechenden anderen Papieren auf einen Stapel und legen Sie alles, was Sie nicht möchten, auf einen anderen Stapel, um es zu zerkleinern. Nach dem Verkleinern wissen Sie genau, wie viel Platz Sie für Ihre Dateien benötigen.

Manila-Ordner sind nützlich, wenn es darum geht, Dateien zu organisieren. Schreiben Sie auf die Registerkarte, was jeder Ordner enthält, und ordnen Sie die Ordner in alphabetischer Reihenfolge. Ordnen Sie die in den einzelnen Ordnern enthaltenen Papiere in der Reihenfolge ihres Datums an, z. B. legen Sie die älteren Papiere hinten und die neueren vorne ein. Dies ist nicht nur einfacher, um das zu finden, was Sie benötigen, sondern auch, wenn Sie die Ordner bereinigen müssen.

Papierdateien sind nicht die einzigen Dateien, die unorganisiert werden können. digitale Dateien können auch. Um zu wissen, was Sie organisieren müssen, durchsuchen Sie jeden Bereich Ihres Computers und bereinigen Sie nicht mehr benötigte Dateien, egal ob es sich um Bilder oder Dokumente handelt. Wenn Sie die Dateien weiterhin benötigen, sollten Sie sie auf einen USB-Speicherstick oder eine leere CD übertragen.

Um Dateien zu organisieren, sollten Sie für jede einen bestimmten Ort festlegen. Erstellen Sie wie bei Papierdateien einzelne Ordner auf dem Computer nach bestimmten Kategorien. Gruppieren Sie beispielsweise Ihre Arbeitsprojekte in einem Ordner und Fotos aus einem bestimmten Familienurlaub in einem anderen und kennzeichnen Sie sie entsprechend. Egal, ob Sie sie benötigen oder in Zukunft löschen möchten, Sie wissen genau, wo Sie sie finden. Um sicherzustellen, dass alles organisiert bleibt, müssen Sie jede digitale Datei, die Sie speichern, korrekt kennzeichnen und in den entsprechenden Ordner legen.

Wenn Sie unsystematische Dateien haben, können Sie verwirrt und frustriert sein. Wenn Sie sie jedoch einmal organisieren, müssen Sie sie möglicherweise nicht erneut ausführen. Wenn Sie sie kontinuierlich organisieren, müssen Sie nicht noch einmal den anfänglichen Organisationsprozess durchlaufen. Wenn Sie sich die Zeit zum Organisieren von Dateien nehmen, können Sie das, was Sie benötigen, bei Bedarf finden, ohne dass ein umfassender Suchvorgang erforderlich ist. Wenn Sie Ihre Dateien an einem Ort organisieren, wird außerdem verhindert, dass Unordnung in den Rest Ihres Hauses überläuft.