Welche Rolle spielt die Technologie im Personalmanagement?
Technologie im Personalmanagement ist eine weitere Anwendung von Unternehmen, die Hardware und Software zur Unterstützung menschlicher Aktivitäten einsetzen. Unternehmen setzen im Personalmanagement alle Arten von Technologien ein. Einige verschiedene Rollen für die Technologie können darin bestehen, Mitarbeiter für Interviews einzustellen und auszuwählen, Mitarbeiterpapiere oder -leistungen zu verwalten und vertrauliche Mitarbeiterdateien zu sichern. Zu diesem Zweck stehen viele verschiedene Arten von Hardware oder Software zur Verfügung. Unternehmen können entweder ein externes Softwarepaket verwenden oder je nach Bedarf ein eigenes erstellen.
Viele Unternehmen nutzen mittlerweile internetbasierte Mitarbeiteranwendungen oder andere Technologien im Personalmanagement, um neue Mitarbeiter zu finden. Ein wesentlicher Vorteil für Online-Bewerbungen ist das Vorhandensein von Knockout-Fragen. Diese Fragen hindern unqualifizierte Personen daran, den Bewerbungsprozess für Mitarbeiter zu weit zu führen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise ein bestimmtes Bildungsniveau anstrebt, wird auf den Bewerbungen der Mitarbeiter möglicherweise eine Antwort zu den erworbenen Hochschulabschlüssen angezeigt. Diejenigen, die die Frage mit „Nein“ beantworten, werden nicht in die Liste der potenziellen Interviews für die offene Stelle eines Unternehmens aufgenommen.
Der Papierkram der Mitarbeiter für neue und bestehende Mitarbeiter ist oft ein zeitaufwändiger Prozess. Die Technologie des Personalmanagements ermöglicht es einem Unternehmen, neue Wege im Umgang mit Dokumenten zu finden, die sich auf Einstellungen und Leistungen von Mitarbeitern beziehen. Beispielsweise müssen alle neuen Mitarbeiter möglicherweise Unterlagen für medizinische, zahnärztliche, Alters- oder andere Leistungen ausfüllen. Die Verwendung eines Online-Registrierungssystems ist weit verbreitet und von Vorteil. Ein Unternehmen kann ein Intranet erstellen, auf das alle Mitarbeiter zugreifen können, um Dokumente auszufüllen, aktuelle Vorteile zu überprüfen oder andere Aufgaben im Zusammenhang mit bestimmten Vorteilen auszuführen.
Unternehmen müssen über sichere Umgebungen zum Speichern von Mitarbeiterdokumenten verfügen. Während in der Regel alle Unternehmen über spezielle Lagerräume für diesen Zweck verfügen, kann auch die Technologie des Personalmanagements von Vorteil sein. Hier ermöglichen verschlüsselte Tabellenkalkulationen oder andere Softwarepakete Unternehmen, den Zugriff auf Gehaltsabrechnungen oder andere vertrauliche Dokumente einzuschränken. Die Verwendung von externen Gehaltsabrechnungsdiensten kann dazu führen, dass ein Unternehmen eine externe Website zum Übertragen vertraulicher Dokumente verwendet. Die Technologie hilft einem Unternehmen häufig dabei, Diebstahl von Gehaltsabrechnungsdokumenten durch umfassende Überweisungsmethoden zu verhindern.
Technologie in der Personalwirtschaft ist nicht ohne Nachteile. Die Verlagerung traditioneller Tätigkeiten von einem manuellen auf einen technologischen Prozess kann zeitaufwändig und teuer sein. Darüber hinaus ist die Möglichkeit eines Hard- oder Softwareausfalls auch ein Problem, das ein Unternehmen möglicherweise berücksichtigen muss. Auf alle technologischen Probleme vorbereitet zu sein, ist ein Muss, da die Nichtbeachtung der Mitarbeiterdaten hohe Bußgelder oder Strafen zur Folge haben kann.