Wie werde ich Sekretär / Rezeptionist?
Die Voraussetzungen, um Sekretärin / Rezeptionistin zu werden, sind unterschiedlich und hängen hauptsächlich von der Art des Unternehmens ab, in dem sich die Stelle befindet. Die meisten Unternehmen benötigen ein Mindestmaß an Ausbildung mit wenig bis gar keiner Ausbildung. Aufgrund der mit dieser Position verbundenen Pflichten könnten andere Unternehmen jedoch ein bestimmtes Ausbildungsniveau verlangen. Wieder andere erwarten möglicherweise einen Bachelor-Abschluss und einige Jahre Berufserfahrung.
In der Regel ist eine Sekretärin / Rezeptionistin für administrative Unterstützungsaufgaben in einem Unternehmen verantwortlich. Sekretariatsaufgaben können mit Zuständigkeiten für die Unterstützung des Büros verbunden sein. Sie können einen Abteilungsleiter unterstützen oder allgemeine Bürounterstützung für das gesamte Unternehmen leisten.
Es gibt verschiedene Aufgaben, die oft mit der Wahrnehmung der Rolle des Rezeptionisten verbunden sind. Eine Hauptaufgabe besteht darin, Anrufe telefonisch anzunehmen und an die entsprechende Abteilung weiterzuleiten. Die Begrüßung von Kunden und Gästen im Wartebereich ist eine weitere Pflicht, die häufig mit dem Empfang verbunden ist.
Abhängig von den Funktionen, die die Büroaktivitäten unterstützen, können andere Aufgaben erforderlich sein. In einigen Unternehmen müssen Sie möglicherweise die Post für den Zustelldienst vorbereiten. Darüber hinaus können Sie eingehende E-Mails auch an Mitarbeiter des Unternehmens verteilen.
Um Sekretär / Rezeptionist zu werden, benötigen Sie eine Reihe von Kenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten. Die meisten Unternehmen erwarten von Ihnen ein umfassendes Verständnis der Büroabläufe. Da eine Hauptaufgabe in dieser Position der Anrufbeantworter ist, sind angenehme Sprachkenntnisse in der Regel ein zusätzlicher Vorteil. Die Fähigkeit, Bürogeräte zu bedienen, ist für die meisten Unternehmen ebenfalls wünschenswert.
Einige technische Schulen bieten Kurse zur Unternehmens- und Büroverwaltung an, mit denen Sie die erforderlichen Fähigkeiten entwickeln können, um Sekretärin / Rezeptionistin zu werden. Zu den typischen Kursen gehören Schulungen in der Verwendung von Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsanwendungen. Schreiben von Geschäftskorrespondenz und Büroetikette sind zusätzliche Kurse, die an den meisten Schulen angeboten werden.
Darüber hinaus bevorzugen einige Unternehmen möglicherweise die Einstellung einer Person mit einem Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft. Der Erwerb eines Unternehmens- oder verwandten Abschlusses an einer vierjährigen akademischen Einrichtung kann Ihnen dabei helfen, diese Anforderung zu erfüllen. Diese Art von Abschluss kann Sie auch auf eine Beförderung im Unternehmen vorbereiten.
Neben der formalen Ausbildung zum Sekretär / Empfangsmitarbeiter benötigen Sie möglicherweise auch Zeit, um sich mit den Standardarbeitsabläufen eines Unternehmens vertraut zu machen. Im Allgemeinen erhalten Sie eine Schulung in branchenspezifischen Verfahren, die sich auf die Variation Ihrer Aufgaben nach der Einstellung auswirken. Zum Beispiel kann die Arbeit in einer medizinischen Einrichtung die Planung von Sprechstunden beinhalten. Vor dem Eintreffen des Patienten könnten die Krankenversicherung überprüft und eine Krankenakte erstellt werden.