Was sind die verschiedenen Arten von Verwaltungsassistenten?
Verwaltungsassistenten arbeiten in der Regel in einer Büroumgebung. Diese Personen werden in der Regel als Berater für einen oder mehrere leitende Administratoren oder Unternehmensbeamte eingesetzt. Administrative Assistenten arbeiten in einer Reihe von Branchen, von Immobilien bis zur Website-Entwicklung. Ihre Aufgaben umfassen oft eine Kombination aus Büroaufgaben, speziellen Aufgaben und persönlichen Aufgaben.
Die Fähigkeiten, die ein Verwaltungsassistent benötigt, können sehr unterschiedlich sein. Dies liegt daran, dass die Bedürfnisse jedes Arbeitgebers sehr unterschiedlich sein können. Dies gilt sogar innerhalb einer einzigen Branche. Die Arbeit eines Verwaltungsassistenten in einer Druckerei umfasst möglicherweise nicht alle Aufgaben oder Fähigkeiten der Arbeit in einer anderen Firma. Aus diesem Grund ist die Offenlegung und Bewertung von Verantwortlichkeiten häufig ein entscheidender Faktor während des Interviewprozesses, auch wenn klar ist, dass eine Person Erfahrung in diesem Bereich hat.
Fast alle Verwaltungsassistententätigkeiten werden irgendeine Art von Büroarbeit beinhalten. Es ist selten, wenn nicht unmöglich, eine solche Position zu finden, bei der Computerkenntnisse nicht erforderlich sind. Der erforderliche Umfang dieser Computerkenntnisse kann auf grundlegende Tabellenkalkulations-, Textverarbeitungs- und Internetfähigkeiten beschränkt sein. In einigen Fällen muss eine Person in diesen Bereichen möglicherweise sehr weit fortgeschritten sein und Erfahrung mit weniger verbreiteten Programmen wie Buchhaltungssoftware haben.
Möglicherweise sind branchenspezifische und unternehmensspezifische Fachkenntnisse erforderlich. Bei einem Website-Entwicklungsunternehmen kann beispielsweise die Arbeit als Verwaltungsassistent einige Kenntnisse in Programmierung und Webdesign erfordern. Ein Immobilienunternehmen kann jedoch verlangen, dass eine Person über Kompetenzen in Bereichen wie Immobilienrecht und Geografie verfügt.
Da viele Fachkräfte häufig beschäftigt sind, können die Grenzen zwischen einem Verwaltungsassistenten und einem persönlichen Assistenten verschwimmen. Administrative Assistententätigkeiten umfassen in der Regel das Ausführen persönlicher Aufgaben für andere, z. B. das Planen von Aktivitäten oder das Zurückweisen von Einladungen, die nicht direkt mit der Arbeit verbunden sind. Solche Jobs können untergeordnete Aufgaben wie das Bestellen und Beziehen von Mittagessen oder das Senden und Empfangen von privaten Lieferungen beinhalten.
In einigen Unternehmen gibt es unterschiedliche Ebenen der Verwaltungsassistenten. Einige sind möglicherweise besser qualifiziert, werden besser bezahlt und haben bedeutendere Titel als die anderen. Dies ist häufig der Fall, wenn mehr als eine Person die erforderliche Arbeitslast bewältigen kann. Es ist auch in Unternehmen anzutreffen, die sich für die Aufteilung bestimmter Pflichten einsetzen, z. B. Forderungen und Verbindlichkeiten. In diesen Fällen kann die Arbeit der Verwaltungsassistenten ausdrücklich festgelegt werden, oder ein leitender Administrator kann Aufgaben delegieren, wie er dies für richtig hält.