Was sind die verschiedenen Arten von Document Controller-Jobs?
Dokumentcontroller-Jobs umfassen das Überprüfen von schriftlichem Material für ein Unternehmen, um sicherzustellen, dass es einem bestimmten Satz von Standards entspricht. In von der Regierung regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder dem Bildungswesen sind diese Fachkräfte möglicherweise dafür verantwortlich, einheitliche Verfahren für die Überprüfung von Dokumenten, das Änderungsmanagement und die Speicherung sicherzustellen, die von den Aufsichtsbehörden vorgeschrieben werden. Die Dokumentenkontrolle kann auch in andere berufliche Rollen einbezogen werden, einschließlich technischer Redakteure oder Qualitätssicherungspersonal. Es gibt auch eine Reihe von Softwarepaketen, die Unternehmen bei der Verwaltung von Dokumentlebenszyklen unterstützen, und Document Controller-Jobs können die Arbeit mit diesen Programmen umfassen. Diese Fachleute können auch mit externen Anbietern zusammenarbeiten, einschließlich Druckern, Übersetzern und Korrektoren, um sicherzustellen, dass die Unternehmensstandards in allen Phasen der Dokumentenerstellung eingehalten werden.
Ein Unternehmensbereich, in dem häufig Document Controller-Jobs verfügbar sind, ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Zu ihren Standpunkten kann die Aktualisierung und Überprüfung der Verfahrensdokumentation gehören, um sicherzustellen, dass sie die neuesten Geschäftspraktiken im Unternehmen widerspiegelt, sowie die Benachrichtigung der zuständigen Aufsichtsbehörden über etwaige Änderungen. Die Kontrolleure der Dokumente sind möglicherweise auch dafür verantwortlich, die gesetzlichen Anforderungen für die Änderungsdokumentation zu ermitteln und sicherzustellen, dass alle Unternehmensänderungen ordnungsgemäß kommuniziert und ausgeführt werden. Dokument-Controller-Jobs in regulatorischen Angelegenheiten sind in der Regel keine Einstiegspositionen, da sie ein gewisses Maß an Vertrautheit mit dem Unternehmen oder den Regierungsbehörden erfordern, die in der jeweiligen Branche tätig sind.
Andere Document Controller-Jobs sind möglicherweise für Bewerber auf Einstiegsniveau verfügbar und umfassen häufig grundlegendere Verwaltungsfunktionen, z. B. das Aktualisieren von Dokumentendatenbanken und Ablagesystemen sowie das Zuweisen von Identifikationsnummern zu Literatur. Sie können auch dafür verantwortlich sein, die Überprüfung und Prüfung der Dokumentation durch interne und externe Gruppen zu erleichtern. Diese Aufgaben können mit anderen allgemeinen Verwaltungsfunktionen wie Dateneingabe und Dateiverwaltung kombiniert werden.
Die überwiegende Mehrheit der Unternehmen verwendet Dokumentensteuerungssoftware, um ihre Literatur zu identifizieren, zu aktualisieren und zu speichern. Einige Document Controller-Jobs bestehen aus der Verwendung dieser Software zur Aktualisierung und Wartung elektronischer Informationssysteme. Personen, die in diesem Bereich arbeiten, können auch relevante Dokumente für die Archivierung sammeln und sicherstellen, dass öffentliche Dokumente den Unternehmensstandards für Markenschutz und rechtliche Belange entsprechen. Sie können auch sicherstellen, dass die Dokumentationsaufzeichnungen aktuell sind und den relevanten Richtlinien und Verfahren für die Dokumentenkontrolle entsprechen. Andere Mitarbeiter können sich bei der Suche nach Unternehmensliteratur an diese Fachleute wenden. Sie können auch bei der Vorbereitung von schriftlichen Arbeiten wie Angeboten, Vorschlägen und Zuschussanträgen behilflich sein, indem sie sicherstellen, dass sie den geltenden Anforderungen entsprechen.