Was sind die verschiedenen Arten von Besprechungskoordinator-Jobs?
Wenn Unternehmen oder andere Organisationen eine Veranstaltung mit Fachleuten veranstalten möchten, beauftragen die meisten einen Meeting-Koordinator, der auch als Konferenzkoordinator oder Veranstaltungsplaner bezeichnet wird, mit der Überwachung der Details. In der Regel sind Besprechungskoordinatoren für die Planung und Organisation der Details bis zum Veranstaltungstermin verantwortlich. Der Planungsaspekt kann es erforderlich machen, dass die Sitzungskoordinatoren ein breites Aufgabenspektrum abdecken. Organisation ist im Allgemeinen eine wichtige Fähigkeit, da Besprechungskoordinatoren das geeignete Format basierend auf den Zielen der Organisationseinheit festlegen müssen.
Konferenzkoordinatoren sind für die Planung mehrerer detaillierter Schritte einer Veranstaltung verantwortlich. Diese Schritte umfassen im Allgemeinen die Auswahl eines Standorts für die Ausrichtung der Veranstaltung und die Kontaktaufnahme mit den Referenten. Weitere Schritte vor dem Veranstaltungstermin könnten die Organisation der Verpflegung und die Vorbereitung von Konferenzmaterialien umfassen.
Die Größe des Ereignisses kann das Niveau der Aufgaben bestimmen, die diejenigen mit Sitzungskoordinatoraufgaben erfüllen müssen. Großveranstaltungen erfordern oft viele wichtige logistische Schritte, um sicherzustellen, dass Details nicht übersehen werden. Zu diesen wichtigen Details gehören das Sichern der Moderatoren und das Überprüfen der Verfügbarkeit der Site. Bei kleinen Ereignissen, z. B. einem Meeting für eine Abteilung, können Aufgaben für weniger Teilnehmer im Unternehmen ausgeführt werden. Zu diesen Aufgaben könnten das Reservieren eines Besprechungsraums, das Senden elektronischer Einladungen an Mitarbeiter, das Bestellen von Mahlzeiten und das Sichern von audiovisuellen Anforderungen gehören.
In Bezug auf den Veranstaltungsort können die Sitzungskoordinatoren eng mit einem Vertreter des Veranstaltungsorts zusammenarbeiten. Diese Interaktion ist normalerweise erforderlich, um zu bestimmen, ob der Veranstaltungsort das Datum, die Anzahl der Teilnehmer, die Mahlzeiten, die audiovisuelle Ausrüstung und andere Notwendigkeiten aufnehmen kann. Eine weitere Aufgabe besteht darin, mit dem Vertreter des Veranstaltungsortes eine vertragliche Vereinbarung zu treffen.
Sobald der Veranstaltungsort feststeht, beginnt der Veranstaltungsplaner mit der Organisation der verbleibenden Veranstaltungsdetails. Dies kann die Vorbereitung von Konferenzmaterialien einschließen. Einige Besprechungskoordinatorjobs sind auch für die Kommunikation mit den Moderatoren verantwortlich, um Bedürfnisse wie Reisearrangements, Präsentationshilfen und ein Stipendium für die Teilnahme zu ermitteln.
Die Vorbereitung auf den Veranstaltungstermin erfordert in der Regel die Verwaltung von Details vor und während der Veranstaltung. Vor der Veranstaltung werden die Tagungskoordinatoren die Hotelunterkünfte für die Moderatoren sichern und beispielsweise Konferenzmaterialien vorbereiten. Während der Veranstaltung müssen Sie in den meisten Fällen die Registrierung der Teilnehmer bearbeiten und sicherstellen, dass die Besprechungsräume vor Beginn einer Sitzung bereit sind.
Am Ende der Veranstaltung müssen die Sitzungskoordinatoren möglicherweise den Erfolg der Veranstaltung bewerten. In der Regel erhalten Teilnehmer und Moderatoren Umfragen, um Feedback zu allen Aspekten der Veranstaltung zu geben. Dies kann dem Sitzungskoordinator helfen, Vorkehrungen für eine zukünftige Veranstaltung zu treffen.
In einigen Unternehmen kann es für Besprechungskoordinatoren erforderlich sein, die mit der Veranstaltung verbundenen Kosten zu überwachen. Die Sitzungskoordinatoren müssen möglicherweise die Kosten vorhersagen und sicherstellen, dass die Ausgaben innerhalb des Budgets bleiben. Diese Kosten umfassen in der Regel die Zahlung an die Moderatoren, das Catering und die Erfüllung des Veranstaltungsvertrags.