Was sind die verschiedenen Arten von Sekretärinnen?
In typischen Geschäftsumgebungen führen die meisten Bürosekretäre dieselben grundlegenden Verwaltungsaufgaben aus. In bestimmten Arten von Ämtern können sich die Sekretäre jedoch auf einen bestimmten Bereich spezialisieren und besondere Zuständigkeiten haben. Einige Beispiele sind Geschäftsführer sowie Sekretäre, die im juristischen, medizinischen und finanziellen Bereich tätig sind. Diese Positionen erfordern häufig zusätzliche Schulungen oder Erfahrungen, die über die Ausführung von Standardverwaltungsaufgaben hinausgehen. Virtuelle Assistenten, von denen die meisten in einem separaten Büro oder von zu Hause aus arbeiten, sind eine weitere Kategorie von Sekretärinnen, die an modernen Arbeitsplätzen üblich sind.
Üblicherweise ist ein Bürosekretär die Person, die für die administrative Arbeit einer Organisation wie einer Agentur, eines Unternehmens oder einer Schule verantwortlich ist. Er oder sie kann beispielsweise die interne und externe Kommunikation verwalten, Ereignisse und Termine planen, Datenbanken oder andere Aufzeichnungssysteme verwalten und sicherstellen, dass die Büroaktivitäten reibungslos und effizient ablaufen. Sekretäre beherrschen in der Regel die Technik, das Bedienen von Telefonen, Faxgeräten, Computern und anderen Bürogeräten.
Ein Executive Secretary ist häufig der Assistent des Leiters einer bestimmten Organisation oder einer Abteilung innerhalb eines Unternehmens. Beispielsweise könnte ein gemeinnütziger Direktor eine Exekutivsekretärin haben, die dann die Sekretariatsmitarbeiter beaufsichtigt, die routinemäßige Verwaltungsaufgaben ausführen. Zu seinen Aufgaben gehört häufig die Koordinierung des Arbeitsablaufs im Büro und die Übertragung von Verwaltungsaufgaben an andere Mitarbeiter.
Rechtsanwaltssekretäre, die in der Regel von einem Anwalt oder einem Rechtsanwaltsanwärter beaufsichtigt werden, üben in der Regel Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren aus. Im Vergleich zu anderen Arten von Sekretärinnen könnte sich ihre Arbeit stärker auf die Forschung konzentrieren. Weitere tägliche Aufgaben können die Vorbereitung von Rechtsdokumenten und die Planung von Besprechungen mit Kunden und anderen Anwälten sein.
Eine medizinische Sekretärin verfügt normalerweise über Spezialkenntnisse in Bezug auf Medizin oder Krankenversicherung. Er oder sie arbeitet möglicherweise in einer Arztpraxis, einer Klinik oder einem Krankenhaus und ist häufig für die Planung von Terminen und die Führung von Patientenakten verantwortlich. Die Position erfordert in der Regel einige finanzielle Kenntnisse, um Abrechnungsverfahren durchzuführen. Wie eine juristische Sekretärin kann auch eine medizinische Sekretärin Nachforschungen anstellen. Darüber hinaus kann er einem bestimmten Arzt zugewiesen werden, der ihn beim Verfassen von Berichten und Zeitschriftenartikeln oder bei der Vorbereitung von Konferenzen unterstützt.
Ein Finanzsekretär ist ein Fachmann, der häufig für eine Kirche oder eine andere Organisation arbeitet, die eine sorgfältige Verfolgung der ein- und ausgehenden Gelder erfordert. In einigen Fällen handelt es sich bei der Rolle des Finanzsekretärs nicht um eine bezahlte Position, sondern um einen freiwilligen Sitz, den jemand in einem Vorstand oder einer verwandten Personengruppe einnimmt. Normalerweise verfolgt er oder sie Finanzdaten und ist möglicherweise für den tatsächlichen Umgang mit Geldern verantwortlich.
Virtuelle Assistenten sind in der Regel Freiberufler, die von zu Hause aus oder an einem anderen Ort als einem herkömmlichen Büro arbeiten. Sie verlassen sich stark auf Technologie, da der Großteil ihrer Arbeit über Computer, Fax und Telefon erledigt wird. Ihre speziellen Fachgebiete können variieren. Einige fungieren als persönliche Assistenten ihrer Vorgesetzten, planen Einsätze und erledigen andere Büroaufgaben. Andere spezialisieren sich möglicherweise auf bestimmte Bereiche wie Finanzen, Buchhaltung oder juristische oder medizinische Transkription.