Was macht ein Back Office-Assistent?
Ein Backoffice-Assistent führt Aufgaben aus, die für die Verwaltung eines Unternehmens erforderlich sind, in der Regel unter der Aufsicht eines Backoffice-Managers oder in kleinen Büros direkt unter der Aufsicht eines Fachmanns oder von Fachleuten, die Dienstleistungen anbieten. Die Arbeit eines Backoffice-Assistenten hängt weitgehend von der Art des Geschäfts ab, für das er oder sie arbeitet. In vielen Backoffices ist ein Assistent möglicherweise für die Ausführung grundlegender oder sogar fortgeschrittener Aufgaben in den Bereichen Büroverwaltung und Buchhaltung verantwortlich. In Arzt- oder Zahnarztpraxen können Assistenten grundlegende Laborarbeiten ausführen, Proben für Tests vorbereiten oder Krankenakten für die Abrechnung der Versicherung codieren.
In vielen Unternehmen haben einige Arbeitnehmer möglicherweise die Verantwortung für die Arbeit mit Kunden und Kunden sowie der Öffentlichkeit. Dieses Personal soll häufig im Front Office arbeiten. Mitarbeiter, die sich auf Support- und Verwaltungsleistungen konzentrieren, die das Geschäft am Laufen halten, aber nur wenige Kunden- und Kundenbeziehungen haben, gelten als Backoffice-Mitarbeiter. Die Anzahl der Mitarbeiter sowie die Vielfalt und Komplexität ihrer Aufgaben ist in jedem Backoffice unterschiedlich. Befindet sich in einem bestimmten Büro mehr als ein Mitarbeiter, überwacht in der Regel mindestens eine Person die Arbeit anderer. Wenn das Backoffice aus mehreren verschiedenen Abteilungen besteht, die jeweils unter einem anderen Manager arbeiten, kann ein Backoffice-Assistent einen relativ engen Aufgabenbereich innerhalb dieser Abteilung ausführen.
In Situationen, in denen ein Backoffice Verwaltungs-, IT- und Buchhaltungsfunktionen ausführt, kann sich jeder Backoffice-Assistent darauf konzentrieren, die Abteilung bei der Ausführung dieser erforderlichen Aufgaben zu unterstützen. Beispielsweise kann ein Backoffice-Assistent für die Verwaltung von Tabellenkalkulationen für alle oder einige der Unternehmensfinanzen verantwortlich sein. Der Assistent würde dann seinem Manager Bericht erstatten, der ein Buchhalter, ein Steuerberater oder ein Hauptbuchhalter sein kann. Diejenigen, die andere, allgemeinere Arten von Büroaufgaben ausführen, können einem Bürovorsteher Bericht erstatten.
Die Qualifikation zum Backoffice-Assistenten hängt von den Aufgaben und der Art des Büros ab. In vielen Fällen wird von einem Backoffice-Assistenten, der in der Büroverwaltung tätig ist, mindestens ein Abitur und Erfahrung im Umgang mit verschiedenen Arten von Standard-Office-Software erwartet. Diejenigen, die speziellere Aufgaben wie die Buchhaltung ausführen, müssen möglicherweise über eine Zertifizierung oder eine Ausbildung in der Verwaltung von Tabellen verfügen. Büroangestellte im medizinischen Bereich müssen in der Regel über noch spezialisiertere Fähigkeiten und Schulungen in Bereichen wie Laborarbeit oder medizinische Abrechnung verfügen.