Was macht ein Sachbearbeiter?
Ein Büroassistent ist für die allgemeine Bürounterstützung einer Gruppe von Personen verantwortlich. Diese Art von Assistent kann in einer beliebigen Anzahl von Bereichen arbeiten, einschließlich Anwaltskanzleien, Schulen und vielen Unternehmen. Die genauen Aufgaben, für die der Sachbearbeiter verantwortlich ist, variieren je nach Unternehmen. Es ist jedoch üblich, dass ein Sachbearbeiter Telefone beantwortet, Akten einreicht und Besprechungen terminiert. Es können auch verschiedene Arten von Computeraufgaben enthalten sein, und die Verwendung grundlegender Büromaschinen ist üblich. Unterschiedliche Unternehmen haben unterschiedliche Erwartungen an Personen in dieser Position. Lesen Sie daher die Stellenbeschreibung sorgfältig durch, um festzustellen, was für eine bestimmte Angestelltenposition erforderlich ist.
Die Arbeit mit Telefonen ist oft ein großer Teil der Arbeit eines Büroassistenten. In einigen Unternehmen ist möglicherweise auch ein Sachbearbeiter für die Beantwortung von E-Mails und Social-Networking-Nachrichten zuständig. Mithilfe dieser Methoden kommunizieren Assistenten häufig mit Kunden und Geschäftsbeziehungen, um wichtige Funktionen für das Unternehmen zu erfüllen.
Die Verwendung von Bürogeräten ist ein weiterer wichtiger Teil der Arbeit eines Büroassistenten. Scanner, Kopierer und Faxgeräte werden häufig verwendet, um eine Vielzahl von Funktionen auszuführen. Computer werden natürlich häufig für die virtuelle Ablage, die Erstellung von Nachrichten und viele andere Aufgaben verwendet. Die Dateneingabe auf Computern wird üblicherweise Büroassistenten zugewiesen, ebenso wie die Pflege von computergestützten Terminkalendern und anderen Organisationsmaterialien. Manchmal werden Assistenten auch mit der Verwaltung kleiner Geldbeträge und der Vorbereitung kleiner Budgets beauftragt.
Termine zu vereinbaren ist oft eine Aufgabe, die Büroassistenten übertragen wird. Ein Assistent ist möglicherweise dafür verantwortlich, Besprechungen zu planen, sicherzustellen, dass sich Termine nicht überschneiden, und potenzielle Kunden an einen geeigneten Mitarbeiter des Büros weiterzuleiten. Oft wird auch ein Assistent benötigt, um Post und andere Kommunikationsmaterialien zu organisieren. Abhängig von der Art der Arbeit, die das Büro ausführt, kann ein Sachbearbeiter erforderlich sein, um Pakete und wichtige Materialien zu unterzeichnen und diese Materialien an die entsprechenden Ziele zu leiten.
Die Hauptaufgabe eines Assistenten besteht darin, anderen Arbeitnehmern zu helfen. Daher variieren die genauen Aufgaben, die ein Assistent erfüllen muss, je nach Amt. In einer Bibliothek kann beispielsweise ein Assistent aufgefordert werden, Barcodes auf Bücher anzuwenden, während in einer Schule ein Assistent aufgefordert werden kann, Schließfachkombinationen auszuhändigen. In diesem Beruf ist Flexibilität äußerst nützlich, insbesondere wenn jemand vorübergehend für das Büro arbeitet. Was ein Büroassistent in erster Linie tut, ist, das Büro zu einem einfacheren Arbeitsplatz zu machen, und der Assistent tut dies, indem er das tut, was ihm oder ihr gesagt wird.