Was macht ein Abteilungssekretär?
Ein Abteilungssekretär ist in der Regel für eine breite Palette von Büroarbeit und für die Erleichterung der Kommunikation zwischen verschiedenen Mitgliedern einer Abteilung verantwortlich. Ein Großteil dieser Arbeit beinhaltet die Erstellung und Verwendung typisierter Dokumente, die häufig verschiedene Computerprogramme verwenden, die anderen Personen innerhalb der Abteilung zur Verfügung gestellt werden. Die Einreichung und Organisation von Papierkram kann auch ein wichtiger Aspekt der Arbeit eines Abteilungssekretärs sein, obwohl ein Großteil davon computerisiert wurde. Die Kommunikation zwischen verschiedenen Personen innerhalb eines Unternehmens kann auch durch einen Sekretär erfolgen, der möglicherweise für die Überwachung von Intra-Office-Nachrichten und zur Übergabe von Informationen an verschiedene Mitarbeiter verantwortlich ist. Im Allgemeinen beinhaltet ein großer Teil der in dieser Position geleisteten Arbeiten jedoch die Erstellung und Organisation verschiedener Dokumente, die das Unternehmen benötigt. Ein Manager MiGHT schreibt einen Zeitplan für eine Abteilung von Hand auf und gibt ihn dann dem Abteilungssekretär zur Verfügung, um ihn einzugeben. Diese Arten von Interaktionen sind ziemlich häufig, und so kann sich der Sekretär verlassen, um anderen bei der Erfüllung von Zielen und Aufgaben bei Bedarf zu helfen.
Einreichung und Organisation physischer Dokumente kann auch ein wesentlicher Bestandteil der von einem Abteilungssekretär durchgeführten Arbeit sein. Während diese Arten von Pflichten manchmal trivial erscheinen mögen, ist es äußerst wichtig, dass Papierkram und Aufzeichnungen bei Bedarf gefunden und verwendet werden können. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise in der Lage sein muss, Finanzunterlagen für einen Kunden zu finden, kann die ordnungsgemäße Einreichung und Organisation einen Unterschied in den Arbeitsstunden bedeuten, um ihn zu finden.
digitale Informationen haben in vielerlei Hinsicht die physischen Unterlagen ersetzt, so viel von dieser Art der Anmeldung hat sich jedoch verringert. Von einem Abteilungssekretär kann erwartet werden, dass es eine physische Sicherung von D erstelltIgital Dateien und organisieren Sie sie zuverlässig. Eine ordnungsgemäße Kennzeichnung und Einreichung dieser Arten von Sicherungsunterlagen erfordert möglicherweise eine Koordination zwischen Mitarbeitern eines Sekretärs und Informationstechnologie (IT) in einem Unternehmen.
Ein Abteilungssekretär kann auch erwartet werden, dass er bei der Kommunikation innerhalb eines Büros oder eines anderen Geschäftsbereichs hilft. E -Mail- und verbesserte Telefontechnologie hat Interaktionen zwischen Mitarbeitern erleichtert als je zuvor, aber ein Sekretär kann immer noch wichtig für die Weitergabe von Informationen sein. Der Zeitplan, den ein Abteilungssekretär gebeten wurde, beispielsweise zu tippen, muss möglicherweise anschließend an jeden Mitarbeiter per E -Mail gesendet werden. Eingehende Anrufe können auch von einem Sekretär erhalten und dann nach Bedarf in einem Unternehmen weitergeleitet werden.