Was macht ein Abteilungssekretär?
Ein Abteilungssekretär ist in der Regel für eine Vielzahl von Büroarbeiten und für die Erleichterung der Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungsmitgliedern verantwortlich. Ein Großteil dieser Arbeit besteht in der Erstellung und Verwendung typisierter Dokumente, wobei häufig verschiedene Computerprogramme verwendet werden, die anderen Mitarbeitern der Abteilung zur Verfügung gestellt werden. Das Einreichen und Organisieren von Dokumenten kann auch ein wichtiger Aspekt der Arbeit eines Abteilungssekretärs sein, obwohl ein Großteil davon computerisiert wurde. Die Kommunikation zwischen verschiedenen Personen in einem Unternehmen kann auch über eine Sekretärin erfolgen, die möglicherweise für die Überwachung von Intra-Office-Nachrichten und die Weitergabe von Informationen an verschiedene Mitarbeiter zuständig ist.
Die Aufgaben eines Abteilungssekretärs können je nach Art des Geschäfts, für das er oder sie arbeitet, sehr unterschiedlich sein. Im Allgemeinen umfasst ein Großteil der in dieser Position geleisteten Arbeit jedoch die Erstellung und Organisation verschiedener Dokumente, die vom Unternehmen benötigt werden. Ein Manager kann einen Zeitplan für eine Abteilung manuell erstellen und ihn dann der Abteilungssekretärin zur Eingabe vorlegen. Diese Arten von Interaktionen sind ziemlich häufig, und daher kann sich die Sekretärin darauf verlassen, dass sie andere bei der Erfüllung von Zielen und Aufgaben unterstützt, wenn dies erforderlich ist.
Das Ablegen und Organisieren physischer Dokumente kann ebenfalls ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit eines Abteilungssekretärs sein. Obwohl diese Art von Aufgaben manchmal trivial zu sein scheint, ist es äußerst wichtig, dass Unterlagen und Aufzeichnungen gefunden und bei Bedarf verwendet werden können. Wenn ein Mitarbeiter in der Lage sein muss, Finanzdokumente für einen Kunden zu finden, kann eine ordnungsgemäße Ablage und Organisation einen Unterschied in der Arbeitszeit bedeuten, um diese zu finden.
Digitale Informationen haben den Papierkram in vielerlei Hinsicht verdrängt, jedoch hat sich ein Großteil dieser Art von Ablage verringert. Von einem Abteilungssekretär kann erwartet werden, dass er eine physische Sicherung digitaler Dateien erstellt und diese zuverlässig organisiert. Die ordnungsgemäße Kennzeichnung und Ablage solcher Sicherungsdatensätze erfordert möglicherweise eine Koordinierung zwischen einem Sekretär und IT-Mitarbeitern eines Unternehmens.
Es kann auch von einem Abteilungssekretär erwartet werden, dass er bei der Kommunikation innerhalb eines Büros oder einer anderen Geschäftsstelle behilflich ist. E-Mail und verbesserte Telefontechnologie haben die Interaktion zwischen Mitarbeitern so einfach wie nie zuvor gemacht. Eine Sekretärin kann jedoch weiterhin wichtig für die Weitergabe von Informationen sein. Der Zeitplan, den beispielsweise ein Abteilungssekretär eingeben soll, muss möglicherweise anschließend per E-Mail an jeden Mitarbeiter gesendet werden. Eingehende Anrufe können auch von einer Sekretärin entgegengenommen und dann unternehmensweit entsprechend weitergeleitet werden.