Was macht ein Dokumentenindexer?
Es ist die Aufgabe eines Dokumentindexers, Dokumente zu sortieren und zu klassifizieren, damit sie zur späteren Anzeige leicht abgerufen werden können. Diese Personen können in einer Vielzahl von Umgebungen arbeiten, einschließlich Regierungsbehörden, Krankenhäusern und Universitäten. Um diesen Job gut auszuführen, ist normalerweise eine Person erforderlich, die äußerst gut organisiert ist und in der Lage ist, selbständig zu arbeiten. Im Allgemeinen umfassen die Aufgaben eines Dokumentenindexierers das Sortieren neuer Dokumente, das Abrufen vorhandener Dokumente, das Entfernen nicht benötigter Dokumente, das Beantworten von Anfragen und die Wahrnehmung verschiedener Büroaufgaben.
Eine der wichtigsten Aufgaben eines Dokumentenindexers besteht darin, neue Dokumente zu sortieren und an den richtigen Stellen abzulegen. Wenn er beispielsweise an einer Universität arbeitet, kann ein Dokumentenindexer die Schülerdatensätze klassifizieren und alphabetisch sortieren. Wenn er in einem Gerichtsgebäude arbeitet, könnte er das Strafregister klären. Diese Praxis erfordert, dass eine Person die Arbeitsplatzrichtlinien befolgt und die Genauigkeit beibehält. Ein Dokument, das in einem falschen Bereich abgelegt wird, kann zukünftige Probleme verursachen.
In dieser Position spielt auch das Abrufen vorhandener Dokumente eine große Rolle. Wenn eine Person ein Dokument anzeigen muss, ist ein Dokumentindexer dafür verantwortlich, es schnell abzurufen. Im Falle einer Universität muss er möglicherweise die Unterlagen eines Studenten abrufen, um festzustellen, welche Klassen im folgenden Semester belegt werden müssen. Aus diesem Grund ist es für einen Dokumentenindexer so wichtig, alle Dokumente richtig zu organisieren und zu klassifizieren.
Das Entfernen nicht benötigter Dokumente ist eine weitere Aufgabe, um Unordnung und Ordnung zu vermeiden. In der Regel müssen abgelaufene Dokumente entfernt werden, die nicht mehr relevant sind. Ein Beispiel wäre das Entfernen von Schülerdatensätzen, nachdem der Schüler seinen Abschluss gemacht hat. In einigen Fällen werden diese Dateien in einen separaten Bin übertragen. In anderen Fällen werden sie von einem Dokumentenindexer gemäß dem Firmenprotokoll zerstört.
Gleichzeitig muss er häufig Anfragen zu bestimmten Dokumenten beantworten. Dies kann Fragen der Öffentlichkeit, von Mitarbeitern oder Vorgesetzten betreffen. In diesem Fall muss ein Dokumentindexierer das richtige Dokument finden und Antworten bereitstellen. Dieser Aspekt des Jobs erfordert, dass eine Person über einige zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügt.
Darüber hinaus ist ein Dokumentenindexierer auch für die Wahrnehmung verschiedener Büroaufgaben verantwortlich. Beispielsweise muss er möglicherweise Anrufe entgegennehmen, Faxe senden oder E-Mails an die entsprechenden Personen senden. Wenn der Arbeitsplatz überlastet ist, muss er möglicherweise die Sekretärin oder andere Abteilungen unterstützen. Infolgedessen muss er vielseitig sein und bei Bedarf improvisieren können.