Was macht ein Hauptbuchhalter?
In fast allen Kontexten ist ein Hauptbuchprüfer ein Finanzfachmann, der dafür sorgt, dass die Bücher eines Unternehmens ausgeglichen sind und alle Ausgaben und Gutschriften ordnungsgemäß erfasst werden. Spezifische Hauptbuchprüferpflichten können von Organisation zu Organisation erheblich variieren. In einigen Situationen ist der Hauptbuchhalter ein Mitarbeiter der Einstiegsklasse, der mit der Organisation grundlegender Unterlagen und der Durchführung routinemäßiger Faktenprüfungen beauftragt ist, bevor Berichte an höhere Buchhalter weitergeleitet werden. Hauptbuchprüfer können jedoch auch eine viel wichtigere Rolle spielen, da sie häufig eine Aufsicht ausüben und Standardarbeitsanweisungen durchsetzen.
Der Begriff „Hauptbuch“ wird in der Geschäftswelt im Allgemeinen für die grundlegende tägliche Rechnungslegung eines Unternehmens verwendet. Vor dem Aufkommen der Computerdatenbanktechnologie wurden Hauptbücher auf Papier geführt, häufig in speziellen Notizbüchern. Auf der einen Seite wurden Gutschriften und auf der anderen Seite Lastschriften aufgeführt. In der Regel mussten die Abteilungen ihre Transaktionen täglich im Hauptbuch festhalten, das dann vom Hauptbuchhalter überprüft und abgeglichen wurde.
Obwohl Sachbücher heutzutage selten sind, ist der Prozess der regelmäßigen Nachverfolgung von Ausgaben allgegenwärtig. Meistens geschieht dies online oder über spezielle Buchhaltungsprogramme. Einige dieser Programme kompilieren automatisch Einträge in verschiedenen Büros und Abteilungen, und viele generieren ganz einfach Abstimmungsberichte und Zusammenfassungen. In der Regel besteht jedoch weiterhin ein Bedürfnis nach menschlicher Kontrolle. Dies geschieht meist in der Person des Hauptbuchhalters.
In den meisten Unternehmen ist der Hauptbuchhalter für die Implementierung und Überwachung der Finanzverfolgungssoftware verantwortlich. In der Regel muss er den Mitarbeitern den Umgang mit dem System beibringen und regelmäßige, ehrliche Eingaben erzwingen. Der Buchhalter führt in der Regel Stichprobenprüfungen durch und beobachtet Abweichungen von Tag zu Tag oder Jahr zu Jahr.
Hauptbücher sind ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensfinanzierung, aber keineswegs das Gesamtbild. Die Praxis der Hauptbuchhaltung muss sich normalerweise mit größeren Unternehmensgeschäften, einschließlich Fusionen, Übernahmen, Gewinnen und Verkäufen auf hohem Niveau, vermischen. Auch die Steuerbuchhaltung und -planung spielt eine Rolle.
In den meisten Fällen enthält die Tätigkeitsbeschreibung des Hauptbuchhalters eine umfassende Interaktion mit anderen Buchhaltern. Er oder sie muss die täglichen Finanztransaktionen und Kleinkassenausgaben darstellen und sicherstellen, dass sie ordnungsgemäß in das Budget und die gesamte Finanzlandschaft eingearbeitet werden. In einigen Unternehmen, insbesondere in kleinen, werden diese Ausgaben ausschließlich vom Hauptbuchhalter bearbeitet. Jobs als Hauptbuchhalter sind im Allgemeinen eher Einstiegspositionen, da die Daten, mit denen sie arbeiten, relativ einfach sind. In größeren multinationalen Unternehmen könnten sie jedoch viele Fachkräfte beaufsichtigen und als leitende Angestellte angesehen werden.
Unabhängig vom Umfang ihrer Zuständigkeiten oder ihres Dienstalters innerhalb einer Organisation unterliegen die Buchprüfer fast immer dem gleichen Standard wie alle anderen Buchprüfer. Die spezifischen Anforderungen an Buchhalter variieren je nach Kontext, beinhalten jedoch immer einen grundlegenden Abschluss in Buchhaltung und normalerweise relevante lokale Zertifizierungen und Lizenzen. Viele Buchprüfer nutzen ihre Fähigkeiten, um im Laufe der Zeit auf höhere Positionen aufzusteigen.