Was macht ein Juniorsekretär?
Die Aufgaben eines Junior-Sekretärs können je nach Unternehmen, für das er arbeitet, sowie je nach Anzahl der anderen Mitarbeiter variieren. Dies ist jedoch ein Einstiegsjob als Verwaltungsassistent, sodass viele Menschen in der Lage sind, in dieser Position mit sehr wenig Erfahrung oder Ausbildung zu beginnen, was ein großer Vorteil ist. In den meisten Fällen erstattet ein Junior-Sekretär einem Sekretär in leitender Position Bericht und erhält zahlreiche Aufgaben im gesamten Büro. Dies kann das Beantworten von Telefonen, Begrüßen von eingehenden Clients und das Organisieren von Dateien umfassen. Einige Junior-Sekretäre sind auch für die Reinigung im Büro und die Sauberkeit der Toiletten verantwortlich.
Typischerweise dreht sich die tägliche Verantwortung eines Junior-Sekretärs darum, sicherzustellen, dass das Büro effizient und erfolgreich läuft. Der Anrufbeantworter und die Weiterleitung von Anrufern an die richtige Person spielen oft eine große Rolle. Eine untergeordnete Sekretärin kann auch dafür verantwortlich sein, auf E-Mails zu antworten und täglich physische E-Mails zu empfangen und zu sortieren, um sie an den richtigen Ort zu senden. Die Verwendung von Büromaschinen zum Erstellen von Kopien, Verteilen von Memos oder Verfassen von Briefen ist ein weiterer wichtiger Teil der Arbeit. Daher sollte eine Person in dieser Position über ausgezeichnete Kommunikations- und Schreibfähigkeiten sowie ein Verständnis der Bürotechnik verfügen.
Die Begrüßung von Walk-In-Kunden oder die Unterstützung bei der Beantwortung von Fragen oder beim Ausfüllen von Dokumenten könnte ebenfalls zu den Aufgaben eines Junior-Sekretärs gehören. Es ist wichtig, persönlich zu sein und sich immer professionell zu verhalten. In einigen Büros ist die Sekretärin möglicherweise die erste Person, die beim Betreten der Tür zu sehen ist. Dies ist daher besonders wichtig. Infolgedessen kann der Juniorsekretär auch für die Aufrechterhaltung des Erscheinungsbilds des Büros verantwortlich sein. Akten, Ordnung und Sauberkeit der Bereiche.
Einige Sekretäre sind möglicherweise auch für die Wartung des Büromaterials verantwortlich. Eine Junior-Sekretärin kann beispielsweise aufgefordert werden, eine Bestandsaufnahme vorzunehmen und bei Bedarf zusätzliche Lieferungen zu bestellen. Sekretäre, die ihre grundlegenden Aufgaben erfolgreich erledigen, können zusätzliche Aufgaben erhalten, z. B. das Planen und Planen von Besprechungen oder das Aufnehmen von Besprechungsprotokollen und das Erstellen von Berichten. Nachwuchssekretäre können im Allgemeinen befördert werden, wenn sie Berufserfahrung und zusätzliche Bürokompetenzen erwerben. Dies ist für viele Menschen, die an dieser Art von Arbeit interessiert sind, ein profitabler Karriereweg.