Was macht ein Managementassistent?
Ein Management -Assistent, der auch als Exekutivsekretär bekannt ist, bietet Unterstützung einer oder mehrerer Führungskräfte der Senior Level. Diese Person kann den Präsidenten, CEO, Vizepräsidenten oder Abteilungsleiter innerhalb einer Organisation unterstützen. Die Aufgaben können sich auf Verwaltungsfunktionen beziehen, die für die Bedürfnisse der Exekutive und der Organisation spezifisch sind. Die Arbeitsverantwortung für einen Managementassistenten geht in der Regel über allgemeine Bürofunktionen hinaus, um komplexe Aufgaben wie Analyseforschung und Berichterstattung vorzubereiten. Ein Management -Assistent kann auch andere Angestellte der Organisation beaufsichtigen. Die administrative Verantwortung, für die die Exekutive innerhalb der Organisation verantwortlich ist, werden dieser Person in der Regel verantwortlich. Ein Großteil dieser administrativen Unterstützung beinhaltet die Vorbereitung von Memos, E -Mails und anderen Korrespondenz zum BE des ManagersHälfte. Diese Person verwaltet ein Anmeldesystem, beantwortet Telefonanrufe und macht Nachrichten weiter. Zusätzliche Aufgaben können die Sortierung von Post und Faxen beinhalten.
Verantwortlichkeiten effektiv erfordern, erfordert möglicherweise gute organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit zur Mehraufgabe. Der Exekutivsekretär könnte für die Organisation von Sitzungen und Konferenzen verantwortlich sein. Dies erfordert möglicherweise auch die Koordination mehrerer Zeitpläne und die Bearbeitung aller Details zur Besprechung. Im Allgemeinen ist die Zubereitung der Tagesordnung und die Bestellung von Mahlzeiten oder Erfrischungen auch Teil der Verantwortung dieser Person.
Wenn der Führungskraft für Geschäft reisen muss, ist der Managementassistent in der Regel für die Sicherung von Fluggesellschaften, Autovermietungen und Hotelarrangements verantwortlich. Managementassistenten behalten häufig den Kalender der Exekutive und halten die Führungskraft auf tägliche und bevorstehende Ernennungen, Sitzungen und Unternehmensreles aufmerksamReisen. Er wird in der Regel Präsentationsmaterialien für seinen Chef vorbereiten, der mit den Besprechungen verbunden ist.
Ein Großteil der Verwaltungsaufgaben, die dem Management -Assistenten zugewiesen wurden, hängen davon ab, was der Exekutive zum Delegieren bereit ist. Dies könnte zu komplexeren Aufgaben führen, die über die grundlegenden Büroaufgaben hinausgehen, die normalerweise für jemanden erforderlich sind, der eine andere Person unterstützt. Ein Beispiel für diese komplexen Aufgaben ist die Vorbereitung und Verteilung von Berichten.
Kenntnis von Computeranwendungen mit mittleren oder erweiterten Fähigkeiten ist in der Regel wichtig, um Aufgaben mit minimaler Überwachung auszuführen. Der Managementassistent kann auch spezielle Projekte verwalten, die sich auf die gesamte Organisation beziehen und Datenbanken verwalten. Abhängig von der Größe des Unternehmens könnten die HR -Generalist -Pflichten auch Teil seiner täglichen Verantwortung sein.
Eine weitere Verantwortung für einige Managementassistenten kann auch die Überwachung von Mitarbeitern auf niedrigerer Ebene in die Organisation beinhalten. Dies erfordert einen AnführerSchiffsfähigkeiten und Managementfähigkeiten. Es ist möglich, dass der Verwaltungsassistent den Arbeitsfluss des Büropersonals innerhalb der Abteilung planen, zuweisen und überwachen muss. Zusammen mit der Überwachung ist der Assistent in der Regel die Anlaufstelle für die täglichen Bürooperationen in Bezug auf Bürogeräte oder Wartungsprobleme.