Was macht ein Management Assistant?
Ein Assistent der Geschäftsführung, auch Executive Secretary genannt, unterstützt eine oder mehrere leitende Angestellte. Diese Person kann den Präsidenten, CEO, Vizepräsidenten oder Abteilungsleiter innerhalb einer Organisation unterstützen. Aufgaben können sich auf administrative Funktionen beziehen, die auf die Bedürfnisse der Exekutive und der Organisation zugeschnitten sind. Die Aufgaben eines Assistenten der Geschäftsführung gehen in der Regel über die allgemeinen Verwaltungsaufgaben hinaus und umfassen komplexe Aufgaben wie analytische Untersuchungen und die Erstellung von Berichten. Ein Assistent der Geschäftsführung kann auch andere Angestellte der Organisation beaufsichtigen.
Eine Person, die als Assistentin der Geschäftsleitung angestellt ist, ist für die Verwaltung der Verwaltungsfunktionen eines oder mehrerer leitender Angestellter verantwortlich. Die administrativen Verantwortlichkeiten, für die die Führungskraft innerhalb der Organisation verantwortlich ist, werden normalerweise dieser Person zugewiesen. Ein Großteil dieser administrativen Unterstützung umfasst das Erstellen von Memos, E-Mails und anderen Korrespondenzen im Auftrag der Führungskraft. Diese Person unterhält ein Ablagesystem, beantwortet Telefonanrufe und leitet Nachrichten weiter. Zusätzliche Aufgaben können das Sortieren von Post und Faxen beinhalten.
Eine effektive Wahrnehmung von Verantwortlichkeiten erfordert möglicherweise gute organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu erledigen. Der Exekutivsekretär kann für die Organisation von Sitzungen und Konferenzen verantwortlich sein. Dies erfordert möglicherweise auch die Koordination mehrerer Zeitpläne und die Bearbeitung aller Details der Besprechung. Im Allgemeinen gehört auch die Vorbereitung der Tagesordnung und die Bestellung von Mahlzeiten oder Erfrischungen zu den Aufgaben dieser Person.
Wenn die Führungskraft geschäftlich reisen muss, ist die Assistentin der Geschäftsführung in der Regel für die Sicherung der erforderlichen Fluglinien-, Mietwagen- und Hotelarrangements verantwortlich. Assistenten der Geschäftsführung führen häufig den Kalender der Geschäftsführung und halten die Geschäftsführung über tägliche und bevorstehende Termine, Besprechungen und unternehmensbezogene Reisen auf dem Laufenden. Er bereitet in der Regel Präsentationsmaterialien für seinen Chef vor, die mit den Besprechungen verbunden sind.
Ein Großteil der Verwaltungsaufgaben, die dem Assistenten der Geschäftsführung übertragen werden, hängt davon ab, was die Geschäftsführung delegieren möchte. Dies könnte zu komplexeren Aufgaben führen, die über die grundlegenden Büroaufgaben hinausgehen, die normalerweise für jemanden erforderlich sind, der eine andere Person unterstützt. Ein Beispiel für diese komplexen Aufgaben ist die Erstellung und Verteilung von Berichten.
Kenntnisse über Computeranwendungen mit mittleren oder fortgeschrittenen Kenntnissen sind in der Regel unerlässlich, um Aufgaben mit minimaler Beaufsichtigung ausführen zu können. Der Verwaltungsassistent kann auch spezielle Projekte verwalten, die sich auf die gesamte Organisation beziehen, und Datenbanken verwalten. Je nach Größe des Unternehmens können HR-Generalist-Aufgaben auch Teil seiner täglichen Aufgaben sein.
Eine weitere Aufgabe für einige Assistenten der Geschäftsführung kann auch die Überwachung von Mitarbeitern der unteren Verwaltungsebene in der Organisation sein. Dies erfordert Führungsqualitäten und Managementfähigkeiten. Es ist möglich, dass der Assistent der Geschäftsführung den Arbeitsablauf der Angestellten in der Abteilung planen, zuweisen und überwachen muss. Neben der Überwachung ist der Assistent in der Regel der Ansprechpartner für den täglichen Bürobetrieb in Bezug auf Büroausstattung oder Gebäudeinstandhaltungsprobleme.