Was macht ein Meetingplaner?
Ein Besprechungsplaner kümmert sich um alle Details vor und während geschäftlicher Besprechungen oder Konventionen. Meetingplaner entscheiden über die Standorte für Meetings und nehmen alle Buchungen vor. Sie buchen nicht nur den Tagungsraum, sondern arrangieren auch Redner und Caterer. Die Planer müssen sicherstellen, dass alle erforderlichen audiovisuellen Geräte und Computer rechtzeitig vor Ort sind und ordnungsgemäß funktionieren. Ein Besprechungsplaner nimmt an der Besprechung teil, um die Teilnehmer zu begrüßen und Probleme zu lösen sowie um Kommentarkarten für die Teilnehmer zu verteilen und zu sammeln.
Die Verfolgung der Ergebnisse von Besprechungen ist ein wichtiger Bestandteil des Planens von Besprechungen. Viele Planer verteilen Kommentarkarten an die Teilnehmer. Gute Planer versuchen immer, ihre Fähigkeiten zu verbessern. Kommentare von Teilnehmern des Meetings können dem Planer helfen, Probleme zu finden, die er oder sie nicht bemerkt hat, so dass hoffentlich die gleichen Fehler bei zukünftigen Meetings nicht wiederholt werden.
Der Zweck des Treffens muss von einem Planer im Auge behalten werden, da er alle Vorkehrungen für die Veranstaltung trifft. Wenn beispielsweise eine Unternehmensbesprechung abgehalten wird, um den Führungskräften ein neues Unternehmensprodukt vorzustellen, versucht der Planer, die sachkundigsten Redner zu finden. Je nach Produkt kann er oder sie auch veranlassen, dass die Produkte zu einem geeigneten Zeitpunkt während des Meetings von einem Assistenten verteilt werden. Während der Veranstaltung kann ein Besprechungsplaner Redner auf einer Plattform oder Bühne vorstellen.
Tagungsplaner müssen alle Vorkehrungen für Veranstaltungen treffen, die in das ihnen zugewiesene Budget passen. Um Stornierungen oder andere Gebühren zu vermeiden, muss ein Meetingplaner über die erforderliche Zeit verfügen, um Räume und Services zu buchen. Er oder sie muss auch die Verträge verstehen und wissen, wie er oder sie aus den Vorschlägen verschiedener Unternehmen den besten Vorschlag auswählt. Tagungsplaner müssen in der Regel mindestens einen Bachelor-Abschluss vorweisen können.
Die Registrierung der Teilnehmer wird von einem Besprechungsplaner sorgfältig durchgeführt. Meeting-Planer müssen sicherstellen, dass die Teilnehmer über die Termine der Meetings informiert werden und dass die Mitarbeiter, die an Meetings außerhalb der Stadt teilnehmen, für Unterkunft und Transport sorgen. Planer müssen auch sicherstellen, dass Informationselemente wie Messebroschüren ordnungsgemäß gedruckt und rechtzeitig geliefert werden.
Reisen ist ein großer Teil der Karriere vieler Meetingplaner. Die meisten Planer übernachten in schönen Hotels, da Firmenseminare in der Regel in attraktiven Umgebungen abgehalten werden. Die Planer müssen jedoch sicherstellen, dass die Details des Aufbaus sowie die geplanten Ereignisse während des Meetings überwacht werden. In der Regel ist es erforderlich, die Arbeit früh am Morgen aufzunehmen. Ein Besprechungsplaner muss sich immer an das Kleinste erinnern, z. B. sicherstellen, dass Namensschilder pünktlich und genau eingetroffen sind.