Was macht ein Pay Administrator?
Personen, die als Lohnverwalter arbeiten, sind häufig dafür verantwortlich, die Arbeitsstunden der Mitarbeiter zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie entsprechend bezahlt werden. Diese Fachleute sind möglicherweise auch dafür verantwortlich, die von einer Organisation in Anspruch genommenen Dienste zu verfolgen, z. B. Materiallieferungen, und sicherzustellen, dass Lieferanten und Lieferanten für ihre Dienste bezahlt werden. In einigen Fällen kann von einem Lohnverwalter erwartet werden, dass er als Buchhalter auftritt. Er oder sie ist dafür verantwortlich, dass alle Arbeitnehmer im Rahmen der von den Regierungsbehörden festgelegten Gesetze und Vorschriften bezahlt werden. In diesen Szenarien kann ein Gehaltsverwalter auch an Prüfungs- und Budgetierungsprozessen teilnehmen.
Die Qualifikationen, die Unternehmen von ihren Gehaltsverwaltern verlangen, hängen von den Aufgaben ab, für die sie verantwortlich sind. Beispielsweise benötigen Unternehmen, in denen ein Lohnverwalter nur Daten zu den von Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden eingeben muss, möglicherweise nur den Abschluss oder die Erfahrung eines Mitarbeiters bei der Dateneingabe in einer Büroumgebung. In Organisationen, in denen von Gehaltsverwaltern erwartet wird, dass sie als Mitglieder der Buchhaltungs- oder Finanzplanungsabteilung tätig sind, müssen sie häufig über eine formelle akademische Ausbildung in Bereichen wie Finanzen oder Buchhaltung verfügen. Diese übergeordneten Lohnverwalter können auch auf langjährige Erfahrung in der Buchhaltung oder in der Lohn- und Gehaltsabteilung sowie auf die Zertifizierung als Buchhalter zurückgreifen.
Ein Großteil der Arbeit eines Lohnverwalters besteht darin, Daten einzugeben und zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie konsistent sind. Mit anderen Worten, Lohnadministratoren können die tatsächlichen Kosten anhand der prognostizierten Schätzungen messen und feststellen, wie und warum diese Werte abweichen können. Es ist auch üblich, dass ein Lohnverwalter Budgets und Schätzungen für Arbeitskräfte festlegt und sicherstellt, dass die Arbeitnehmer die richtige Anzahl von Arbeitsstunden aufbringen.
Wenn ein Lohnverwalter für ein Taxi, eine Limousine oder eine andere Art von Transportdienst arbeitet, ist er dafür verantwortlich, Fahrerdaten zu sammeln und einzugeben. Diese Art von Fachmann kann Messgeräte oder Software verwenden, um zu bestimmen, wie weit ein Fahrer gereist ist und wie viele Passagiere er oder sie aufgenommen hat. Ein Administrator kann dann berechnen, wie viel eine Organisation Treibern für ihre Dienste schuldet.
Es ist üblich, dass ein Lohnverwalter als Verhandlungsführer auftritt. Wenn ein solcher Fachmann für die Bezahlung von Lieferanten und anderen Dienstleistern verantwortlich ist, kann er oder sie sicherstellen, dass die Vertragsbedingungen eingehalten werden und die Kosten und die Nutzungsbedingungen für beide Parteien zufriedenstellend sind. Es ist auch normal, dass ein Gehaltsverwalter in einer Gehaltsabteilung Mitarbeiter unterstützt, die glauben, dass sie unterbezahlt sind oder die Erlaubnis haben möchten, Überstunden zu leisten.