Was macht ein Beschaffungsadministrator?
Ein Beschaffungsadministrator überwacht den Prozess, der Dienste von einem Anbieter sowie die Verwaltung von Beschaffungs- und Kaufpersonal beauftragt. Die Rolle dieses Fachmanns erfordert Kenntnisse über Verfahren zum Kauf von Dienstleistungen und Waren für ein Unternehmen. Unternehmen suchen häufig nach Möglichkeiten, Waren zu einem wettbewerbsfähigen Preis zu erwerben, und es ist die Aufgabe des Beschaffungsadministrators, die Prozesse zu überwachen, die mit diesen Akquisitionen verbunden sind.
Der Administrator in einer Beschaffungsabteilung ist für die Verwaltung des täglichen Betriebs der Kauf- und Beschaffungsabteilung eines Unternehmens verantwortlich. Er oder sie ist verantwortlich für die Überwachung des Personals sowie für die Überprüfung von Vertragsvereinbarungen. Der Administrator überprüft auch die Einkaufsanforderungen für Verträge, wenn das Unternehmen Waren und Dienstleistungen von Anbietern einfordert. Es gibt Fälle, in denen der Beschaffungsadministrator die Qualifikationen von Anbietern überprüft, um sicherzustellen, dass der beste und zuverlässigste verfügbare Service bestehtd.
In den meisten Unternehmen berichtet der Beschaffungsadministrator direkt an einen Senior Manager. Der Administrator muss den Haushaltsstatus und die Fähigkeiten des Unternehmens bei der Einholung von Verträgen für Waren und Dienstleistungen berücksichtigen. Er oder sie ist auch oft für die Durchführung von Sitzungen zur Einstellung neuer Mitarbeiter, Personalfragen und den technischen Bedürfnissen der Kauf- oder Beschaffungsabteilung verantwortlich. Administratoren können auch die Arbeit des Beschaffungsbetriebs zuweisen, überwachen und überprüfen.
Der Beschaffungsadministrator kann sich regelmäßig mit der Geschäftsleitung treffen, um sie über Änderungen des Beschaffungsprozesses auf dem Laufenden zu halten. Administratoren können Beschaffungspersonal auch Anweisungen und Schulungen anbieten sowie Käufer und Anbieter besuchen. Sie können auch Gebote für Dienstleistungen und Verträge überprüfen, um sicherzustellen, dass diese Angebote den aktuellen Beschaffungsrichtlinien entsprechen.
anaLytische Fähigkeiten sind für einen Beschaffungsadministrator wichtig, und er oder sie muss möglicherweise die Verträge schnell überprüfen, um alle Probleme zu identifizieren. Administratoren müssen auch die Möglichkeit haben, Computeranwendungen effizient zu verwenden und das vom Unternehmen verwendete Beschaffungsinformationssystem gründlich zu verstehen. Beschaffungsinformationssysteme werden häufig verwendet, um detaillierte Einkaufsberichte zu erstellen.
Der Beschaffungsadministrator führt auch Kostenanalysen durch und arbeitet mit den Kaufbudgets des Unternehmens zusammen. Die Budgetierung ist ein kritischer Bestandteil eines effektiven Beschaffungsprozesses und der Verwaltung eines Unternehmens als Ganzes. Der Administrator muss wirksame Kommunikationsfähigkeiten nutzen und in der Lage sein, ein hohes Maß an Kenntnis des Vertrags- und Beschaffungsprozesses zu erzielen.