Was macht ein Beschaffungsadministrator?
Ein Beschaffungsadministrator überwacht den Prozess der Erlangung von Dienstleistungen von einem Lieferanten sowie die Verwaltung des Beschaffungs- und Einkaufspersonals. Die Rolle dieses Fachmanns erfordert Kenntnisse der Verfahren für den Einkauf von Dienstleistungen und Waren für ein Unternehmen. Unternehmen suchen häufig nach Wegen, um Waren zu einem wettbewerbsfähigen Preis zu erwerben, und es ist Aufgabe des Beschaffungsverwalters, die mit diesen Akquisitionen verbundenen Prozesse zu überwachen.
Der Administrator in einer Einkaufsabteilung ist für die Verwaltung des täglichen Betriebs der Einkaufs- und Beschaffungsabteilung eines Unternehmens verantwortlich. Er ist verantwortlich für die Überwachung des Personals sowie für die Überprüfung der Vertragsvereinbarungen. Der Administrator überprüft auch die Einkaufsanforderungen für Verträge, wenn das Unternehmen Waren und Dienstleistungen von Anbietern anfordert. Es gibt Fälle, in denen der Beschaffungsadministrator die Qualifikationen der Lieferanten überprüft, um sicherzustellen, dass der beste und zuverlässigste verfügbare Service verwendet wird.
In den meisten Unternehmen berichtet der Beschaffungsadministrator direkt an einen Senior Manager. Der Administrator muss den steuerlichen Status und die finanziellen Möglichkeiten des Unternehmens berücksichtigen, wenn er Verträge für Waren und Dienstleistungen abschließt. Er oder sie ist häufig auch für die Durchführung von Besprechungen verantwortlich, die sich mit der Einstellung neuer Mitarbeiter, Personalfragen und den technischen Anforderungen der Einkaufs- oder Beschaffungsabteilung befassen. Administratoren können auch das Personal für Beschaffungsvorgänge beauftragen, überwachen und überprüfen.
Der Beschaffungsverwalter kann sich regelmäßig mit der Geschäftsleitung treffen, um sie über Änderungen im Beschaffungsprozess auf dem Laufenden zu halten. Administratoren können auch Einweisungen und Schulungen für das Beschaffungspersonal sowie für den Besuch von Käufern und Verkäufern anbieten. Sie können auch Angebote für Dienstleistungen und Verträge überprüfen, um sicherzustellen, dass diese Angebote den aktuellen Beschaffungsrichtlinien entsprechen.
Analytische Fähigkeiten sind für einen Beschaffungsadministrator wichtig, und er oder sie muss möglicherweise Verträge schnell überprüfen, um mögliche Probleme zu identifizieren. Administratoren müssen auch in der Lage sein, Computeranwendungen effizient zu nutzen und das vom Unternehmen verwendete Beschaffungsinformationssystem genau zu verstehen. Beschaffungsinformationssysteme werden häufig verwendet, um detaillierte Einkaufsberichte zu erstellen.
Der Beschaffungsverwalter führt auch Kostenanalysen durch und arbeitet mit dem Einkaufsbudget des Unternehmens. Die Budgetierung ist ein kritischer Bestandteil eines effektiven Beschaffungsprozesses und des Managements eines gesamten Unternehmens. Der Administrator muss über effektive Kommunikationsfähigkeiten verfügen und über ein hohes Maß an Kenntnis des Vertrags- und Beschaffungsprozesses verfügen.