Was macht ein Procurement Analyst?
Unternehmen müssen ein gesundes Gewinnniveau aufrechterhalten, und die Aufstellung strenger Budgetprotokolle in Bezug auf Ausgaben ist Teil dieses Prozesses. In der Einkaufsabteilung trägt der Beschaffungsanalyst diese Verantwortung. Er oder sie fungiert als Verbindung zwischen seiner oder ihrer Organisation, der Finanzabteilung der Organisation und den Lieferanten oder potenziellen Lieferanten des Unternehmens. Ein Beschaffungsanalyst, der sowohl für die Festlegung als auch für die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien verantwortlich ist, trägt zur Gesamtfinanzstrategie der Organisation bei. Die Bewertung potenzieller und etablierter Anbieter ist Teil dieses Prozesses sowie die Aushandlung von Vereinbarungen und Preisen für die Beschaffung von Waren, Dienstleistungen oder Lieferungen.
Ein Beschaffungsanalyst führt häufig Informationsanfragen (Requests for Information, RFIs) durch, die in einem Bewertungstool verwendet werden, um Daten zu erfassen, die die Stärken und Fähigkeiten potenzieller Anbieter genau einschätzen und Schwächen aufdecken, die sich auf die Finanzstrategie des Analysten auswirken könnten. Darüber hinaus kann er oder sie auch Angebotsanfragen (Request for Proposal, RFPs) vorbereiten und Lieferanten auffordern, Angebote für Dienstleistungen, Waren oder Lieferungen abzugeben, um die organisatorischen Ziele zu unterstützen. Nach dem Sammeln der Daten in den RFIs und RFPs analysiert er oder sie die verfügbaren Informationen, um Feststellungen zu Lieferanten zu treffen, und entscheidet sich normalerweise für die Auswahl eines oder mehrerer Lieferanten für den Vertrag.
Die Verhandlung ist die nächste Phase des Prozesses, in der der Beschaffungsanalyst mit den ausgewählten Lieferanten die Vertragsbedingungen aushandelt. Dieser Prozess konzentriert sich in der Regel darauf, die von beiden Parteien geforderten klaren Erwartungen zu dokumentieren und endgültige Preisstrukturen festzulegen. Darüber hinaus ist der Beschaffungsanalyst häufig dafür verantwortlich, alle Verträge zwischen seiner Organisation und seinen Lieferanten zu erstellen und zu erneuern. Endgültige Verträge müssen alle in der Vereinbarung festgelegten Richtlinien und Bestimmungen enthalten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf gekaufte Waren und Dienstleistungen, Vertragsdauer, erwartete Lieferfristen für Waren oder Dienstleistungen, Erwartungen in Bezug auf Qualität und Quantität und klar Zahlungsbedingungen.
Der Aufbau einer Geschäftsbeziehung mit dem Lieferanten ist von entscheidender Bedeutung. Sobald die Geschäftsbeziehung hergestellt ist, verwendet der Beschaffungsanalysetechniker seine Datenanalysefunktionen, um die Bedingungen und die Leistung des Lieferanten mit den Marktdaten zu vergleichen. Die Analyse der aktuellen Markttrends und die Prognose der zukünftigen Leistung von Waren und Dienstleistungen auf dem freien Markt liefert relevante Daten, die zur Empfehlung von Einkaufsstrategien verwendet werden, die mit den finanziellen Zielen der Organisation in Einklang stehen. Daher wird ein Beschaffungsanalyst viel Zeit damit verbringen, Rohdaten in Informationen umzuwandeln, die zur Entscheidungsfindung verwendet werden können.