Was macht ein professioneller Veranstaltungsplaner?
Ein professioneller Veranstaltungsplaner ist ein Mann oder eine Frau, die verschiedene geschäftliche, öffentliche und private Veranstaltungen und Meetings organisiert, organisiert und verwaltet. Er oder sie findet geeignete Veranstaltungsorte, handelt Tage, Zeiten und Preise aus und bestimmt den Bedarf an Essen, Getränken, Tischen und Ausrüstung. Viele Veranstaltungsplaner nehmen tatsächlich an den von ihnen organisierten Tagungen, Meetings oder Konzerten teil, um sicherzustellen, dass alle Bedürfnisse der Teilnehmer erfüllt werden. Ein Fachmann kann von einer Planungsfirma, einem internen Komitee eines Unternehmens oder einem unabhängigen Unternehmen angestellt werden.
Für die Planung einer Großveranstaltung muss viel Zeit und Mühe aufgewendet werden. Viele Unternehmen, Regierungsbehörden und Organisationen haben einfach nicht die Zeit, Erfahrung und Ressourcen, um eine Qualitätssammlung zusammenzustellen. Ein professioneller Veranstaltungsplaner kann Kunden und Unternehmen entlasten, indem er alle mit der Planung und Durchführung eines Kongresses verbundenen Aufgaben übernimmt. Er oder sie erhält normalerweise eine grundlegende Vorstellung davon, worum es bei einer Veranstaltung geht, einschließlich des Grunds für die Durchführung, der Budgetinformationen und der Anzahl der anwesenden Personen. Der Veranstaltungsplaner sucht dann nach den besten Veranstaltungsorten, handelt die Preise aus und legt Datum und Uhrzeit fest.
Je nach Art der Zusammenkunft muss ein professioneller Veranstaltungsplaner möglicherweise Catering, Unterhaltung oder spezielle Geräte wie Mikrofone, Videorecorder und Projektoren für Seminare und Konferenzen organisieren. Sobald alles geplant ist, überwacht der Veranstaltungsplaner die Anordnung der Stühle, Tische und Dekorationen und übernimmt andere vorbereitende Aufgaben vor Ort. Er oder sie nimmt häufig an Veranstaltungen teil und achtet darauf, dass das Essen und die Erfrischungen nicht zur Neige gehen und die Kunden mit ihrer Arbeit zufrieden sind.
Viele Veranstaltungsplaner arbeiten für große Planungsunternehmen, bei denen ihnen normalerweise bestimmte Aufgaben zugewiesen werden, z. B. das Festlegen von Tarifen oder das Finden geeigneter Standorte. Ein selbstständiger professioneller Veranstaltungsplaner übernimmt jedoch häufig alle damit verbundenen Aufgaben, einschließlich der Förderung, Vermarktung, Finanzierung und Überwachung von Veranstaltungen. Die Arbeit kann hektisch sein, obwohl ein erfahrener Fachmann alle Vorkehrungen und vorbereitenden Schritte trifft, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Es gibt keine festgelegten Anforderungen, um ein professioneller Veranstaltungsplaner zu werden, obwohl viele Personen über einen Associate- oder Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Öffentlichkeitsarbeit, Kommunikation oder Finanzen verfügen. Viele nationale Organisationen bieten Mitgliedschaften und freiwillige Zertifizierungsprüfungen für Veranstaltungsplaner an, die einem Fachmann dabei helfen können, seine Qualifikationen und Chancen auf eine Arbeitssuche zu verbessern. Die Zertifizierung ist besonders wichtig für selbstständige Planer, damit die Kunden sicher sein können, dass sie mit Fachleuten zu tun haben.