Was macht ein Projektassistent?
Ein Projektassistent hilft in der Regel einem Projektmanager oder einem Projektleiter bei den zur Ausführung eines Auftrags erforderlichen Aufgaben. In den meisten Fällen umfasst dies Büro- und Verwaltungsaufgaben. Der Projektassistent kann auch an Besprechungen teilnehmen und ist wahrscheinlich für die Beantwortung von Fragen verantwortlich, wenn der Projektmanager nicht anwesend ist. Abhängig von der Größe des Projekts kann der Assistent einem einzelnen Job und Projektmanager zugeordnet sein oder mehrere Manager gleichzeitig in mehreren Projekten unterstützen.
Der Kern der Arbeit eines Projektassistenten dreht sich im Allgemeinen um Büro- und Verwaltungsaufgaben. Die meisten Projekte hängen stark von Dateien und Tabellen ab, einschließlich Zeitplänen, Budgets und Aufgabenlisten. Diese auf dem neuesten Stand zu halten, die Aktualisierungen mitzuteilen und Änderungen zu dokumentieren, ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements und obliegt in der Regel dem Assistenten, wenn es einen gibt. Viele Unternehmen haben spezielle Anforderungen an das, was dokumentiert werden muss und was in physischen Dateien aufbewahrt werden muss.
Andere Arten von Papierkram fallen häufig auch dem Projektassistenten zu. Dies kann das Anfordern und Einreichen von Versicherungsformularen und -genehmigungen, das Ausfüllen von Bestellungen und vieles mehr umfassen. Dazu gehört häufig auch die Verwaltung der Korrespondenz, z. B. die Bereitstellung regelmäßiger Berichte und Aktualisierungen für den Client.
Der Projektassistent nimmt häufig an Besprechungen teil und nimmt an Telefonkonferenzen teil. Dies umfasst in der Regel sowohl interne Teambesprechungen als auch Kundenbesprechungen. In vielen Fällen wird der Assistent damit beauftragt, Notizen von der Besprechung zu machen und anschließend einen Besprechungsbericht zu erstellen und zu verteilen. Ein wichtiger Bestandteil solcher Berichte ist die Identifizierung von Aktionspunkten und die Zuordnung der jeweiligen Verantwortlichkeiten. Es ist auch wichtig, Fälligkeitstermine zu identifizieren.
Während der Projektmanager oder -direktor traditionell mehr Verantwortung für das Treffen von Entscheidungen, das Verwalten von Kundenbeziehungen und das Sicherstellen, dass das Projekt im Budget und im Zeitplan bleibt, muss der Assistent jederzeit über den Status des Projekts informiert sein, da er dazu aufgefordert werden kann Beantworten Sie Fragen, wenn der Manager nicht verfügbar ist. Projektmanager sind möglicherweise in Besprechungen, krank oder im Urlaub, wenn beispielsweise ein Teammitglied oder ein Kunde eine Information benötigt. Es ist wichtig zu wissen, wo sich die Daten befinden.
Ein Projektassistent, der sich nicht nur einem einzelnen Projekt widmet, sondern für die Unterstützung mehrerer Manager oder mehrerer Projekte verantwortlich ist, ist für die Ausführung dieser Aufgaben für jedes Projekt verantwortlich. Dies bedeutet, dass der Assistent sehr gut organisiert sein muss. Er muss auch in der Lage sein, Aufgaben zu priorisieren und zu wissen, was zu tun ist, wenn die Anforderungen von zwei oder mehr Projekten in Konflikt geraten.