Was macht eine Immobilienrezeption?
Eine Rezeptionistin ist eine Person in einer Büro- und Sekretariatsposition, bei der sie als Gesicht und Stimme eines Unternehmens fungiert und die Kommunikation zwischen den Kunden eines Unternehmens und seinen Mitarbeitern koordiniert. In einem Immobilienunternehmen muss eine Immobilienrezeption hervorragende Telefonkenntnisse und die Liebe zum Detail aufweisen, die für die Art des Geschäfts erforderlich sind. Die pädagogischen Anforderungen eines Immobilienrezeptionisten umfassen das Minimum eines High-School-Diploms, während viele eine zusätzliche Ausbildung haben. Zusammengenommen lassen sich die Aufgaben eines Immobilienrezeptionsmitarbeiters grob als Kundendienst, Sachbearbeiter, Organisationsmitarbeiter einteilen. er oder sie kann auch in bestimmten amtlichen Funktionen tätig sein, z. B. als Notar für bestimmte Dokumente.
Kundenservice und ausgezeichnete Telefonkenntnisse sind einige der Hauptaufgaben dieser Position. Eine Immobilienrezeptionistin ist oft der erste offizielle Kontakt eines Kunden mit einem Immobilienbüro, auch wenn dies nur in Form einer Stimme erfolgt. In einem Einzel- oder Multi-Agent-Büro informiert sich eine Immobilienrezeption über Standorte, Listings und den Status von Verträgen. Er oder sie nimmt Nachrichten von Beteiligten - potenziellen Käufern, Verkäufern, Titelkanzleien, Anwaltskanzleien und anderen Vertretern - entgegen und leitet sie an die entsprechenden Personen weiter. Rezeptionisten verfolgen auch die in Immobilien erforderlichen Mehrfachtermine und benachrichtigen die Beteiligten, um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten.
Abhängig von der Größe des Immobilienbüros und der Anzahl der praktizierenden Immobilienmakler kann ein Immobilienrezeptionist auch für die grundlegenden Büroarbeiten und die Textverarbeitung verantwortlich sein. Diese Aktivitäten können das Eingeben von Verträgen für Käufer oder Verkäufer sowie das Verwalten der Korrespondenz mit ausgehenden Agenturen umfassen. Er oder sie ist möglicherweise auch dafür verantwortlich, die Home-Listings zur Veröffentlichung entweder online oder in einer Zeitung zu aktualisieren. In einigen Büros erstreckt sich die Verantwortung der Immobilienrezeption möglicherweise auch auf die Aktualisierung der Website einer Agentur und der Online-Angebote. Zu den Büroaufgaben zählen möglicherweise auch die Organisation und Bestellung von allgemeinen Büromaterialien sowie von handelsbezogenen Artikeln wie Außenbeschilderungen, Zielbroschüren und Visitenkarten. Empfangsmitarbeiter sind häufig auch für den Empfang und die Sortierung eingehender Post an bestimmte Agenten, den Bürovorsteher oder -eigentümer und den Bürokaufmann für geschuldete Unternehmensgebühren verantwortlich.
Die meisten in dieser Rolle Beschäftigten haben mindestens ein Abitur. Viele Empfangsmitarbeiter verfügen über eine Ausbildung im Bereich Sekretariat und ein erheblicher Prozentsatz über Zertifikate oder Associates-Abschlüsse in einem verwandten Bereich. Eine Zertifizierung als Immobilienmakler ist in der Regel nicht erforderlich, kann aber auch für Bewerber hilfreich sein, die sich auf diese Stellen bewerben.