Was macht eine Schulrezeptionistin?
Schulrezeptionisten sind Fachleute, die Administratoren in einem pädagogischen Umfeld unterstützen, indem sie eine breite Palette von Bürotätigkeiten erledigen und Kundendienst leisten. Diese Personen müssen kontaktfreudig sein und über ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten verfügen sowie über ein Abitur oder gleichwertige Zeugnisse verfügen. Eine Person, die als Schulrezeptionistin arbeitet, hat die Pflicht, die Bedürfnisse der Öffentlichkeit zu befriedigen und die schriftlichen Dokumente ihrer Organisation zu verwalten. Er oder sie ist auch dafür verantwortlich, Bürotechnologien angemessen einzusetzen und auf dem neuesten Stand der Schulbetriebspraktiken zu bleiben.
Eine Hauptaufgabe einer Schulrezeptionistin ist es, auf die Bedürfnisse der Öffentlichkeit einzugehen. Beispielsweise gibt er oder sie Informationen an Eltern oder Schüler weiter, die das Schulbüro besuchen, und leitet sie bei Bedarf an die entsprechenden Mitarbeiter oder Standorte weiter. Diese Art von Person antwortet auch auf Telefonanrufe und leitet die Anrufer nach Bedarf an andere Mitarbeiter oder Beamte weiter. Infolgedessen muss er oder sie über starke Kundendienstfähigkeiten verfügen und regelmäßig die richtige Telefonetikette anwenden. Manchmal muss er oder sie dafür sorgen, dass Hausaufgaben an abwesende Schüler nach Hause geschickt werden, oder er muss Abwesenheitsanrufe von Schülern und Eltern nachverfolgen.
Das Nachverfolgen der Papierkram einer Institution ist eine weitere wichtige Aufgabe in einer beruflichen Position in diesem Bereich. Eine Person, die daran interessiert ist, eine Schulrezeptionistin zu werden, muss organisiert werden, um Daten zu erhalten, Schulunterlagen zu führen und E-Mails schnell und genau an Büroangestellte zu verteilen. Er oder sie ist möglicherweise auch dafür verantwortlich, die Stundenpläne der Lehrer einzureichen und zusätzlich zu anderen Aufzeichnungen die Abwesenheiten der Fakultätsmitglieder zu protokollieren.
Wer in diesem Berufsfeld arbeitet, muss zusätzlich den Umgang mit Bürotechnik erlernen. Er oder sie sollte wissen, wie man Bürogeräte wie Faxgeräte oder Kopierer bedient sowie Anwesenheitssoftware und Computer-Textverarbeitungssoftware verwendet, um Korrespondenz und Berichte für Schulleiter zu erstellen. Aus diesem Grund muss eine Rezeptionistin über solide Schreibfähigkeiten verfügen.
Wenn Sie in dieser Branche arbeiten, müssen Sie über die Richtlinien eines Schulbezirks auf dem Laufenden bleiben. Ein Fachmann in diesem Berufsfeld muss sich über die Gesundheits- und Sicherheitsbestimmungen seines Unternehmens informieren, um sicherzustellen, dass er sicher arbeitet und die Sicherheit anderer Studenten und Gäste gewährleistet. Darüber hinaus ist es für eine Person, die als Schulrezeptionistin arbeitet, erforderlich, ihr Wissen über Geschäftstechnologien sowie Techniken zur Erledigung von Aufgaben wie das Einreichen von Akten so aktuell wie möglich zu halten. Er oder sie muss in der Lage sein, neue Mitarbeiter in neuen Protokollen und Verfahren zu schulen.