Was macht ein Subcontract Administrator?

Unter einer umfassenderen Kategorisierung von Einkäufern überwacht und verwaltet ein Subkontraktadministrator die Verträge und zugehörigen Subkontrakte einer Organisation. Bei kleinen Organisationen können dies alle Verträge sein, während dies bei größeren Organisationen ein Portfolio von zugewiesenen Verträgen sein kann. Zu den Hauptaufgaben gehört die laufende Überprüfung des Vertragsfortschritts sowie die Verwaltung der finanziellen und technischen Aspekte der Verträge. Weitere Aufgaben sind Verhandlungen mit Subunternehmern und Endkunden zur Vertragsabwicklung sowie die Vorbereitung von Aufträgen für Änderungen an Erstverträgen oder die Ausarbeitung von Änderungen. Mit fundierten Kenntnissen in Bezug auf Beschaffung und rechtliche Verfahren, Richtlinien und Vorschriften ist der Subunternehmer bestrebt, die Qualität dieser Verträge zu erhalten und deren Rentabilität zu verbessern.

Regelmäßig ausgeführte Aufgaben konzentrieren sich auf die Festlegung und Durchführung von Vertragsüberprüfungen auf einer einheitlichen Basis, um den Fortschritt der Verträge zu messen. Während dieses Prozesses löst ein Subunternehmer häufig Konflikte, vermittelt Streitigkeiten, findet Lösungen für Probleme und trifft Entscheidungen über den vertraglichen Fortschritt oder das Fehlen derselben. Im Mittelpunkt des Überprüfungsprozesses steht, dass die Subunternehmer die ursprünglichen Vertragsbedingungen und -spezifikationen, die mit dem Endkunden ausgehandelt wurden, effektiv ausführen. Nach Abschluss der Überprüfungen erstellt der Administrator des Untervertrags schriftliche Berichte, in denen der Gesamtfortschritt der Vertragserfüllung und die kurze Geschäftsführung in Bezug auf diese Überprüfungen und die damit verbundenen Maßnahmen aufgeführt sind.

Neben der Erfüllung der vorgenannten Pflichten handelt der Subunternehmer auch die endgültigen Vertragsabschlüsse sowie die damit verbundenen Preise für alle zur Vertragserfüllung erforderlichen Ressourcen und Lieferungen aus. Darüber hinaus wird er oder sie auch die ursprünglichen Vertragsbedingungen aushandeln und Arbeitsrichtlinien und -verfahren festlegen. Teil dieses Prozesses ist die Überprüfung, Analyse und Bewertung von Vorschlägen von Subunternehmern. Er kümmert sich um die Einhaltung von Verträgen und Unteraufträgen und überwacht auch die Erstellung und Verbreitung von Informationen, um das gegenseitige Verständnis aller Vertragsbedingungen zu gewährleisten.

Um diese Aufgaben effektiv zu erfüllen, müssen häufig verwandte Markt- und Finanzdaten analysiert und andere Informationsquellen überprüft werden, um die bestmöglichen Preise, Vertragsbedingungen und Servicelevels sicherzustellen. Administratoren von Unteraufträgen werden auch Datenbanken vorbereiten und verwalten, um wichtige Daten im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung zu verfolgen. Die Nachverfolgung solcher Daten kann Lieferpreise, Produktleistung, Leistung von Subunternehmern, verfügbare Lagerbestände und alle Ausgaben im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung umfassen. In Anbetracht des hohen Maßes an Verantwortungsbewusstsein und Liebe zum Detail erfordert der Job in der Regel Kandidaten mit einem Bachelor-Abschluss und mehrjähriger einschlägiger Erfahrung sowie einen erfolgreichen Abschluss einer Lehre, bevor sie unabhängig arbeiten können.