Was macht ein Tourkoordinator?
Die Organisation der Logistik für eine Reiseschau, ein Kongress oder eine andere Veranstaltung liegt in der Regel in der Verantwortung eines Tourkoordinators. Diese Person plant normalerweise die Reiseroute, die Unterbringung und andere Vorkehrungen. Neben der Planung kümmert sich in der Regel ein Tourkoordinator vor der Produktion um die meisten Aufgaben und bewertet den Erfolg anschließend. Ein bestimmter Abschluss ist in der Regel nicht erforderlich, jedoch kann ein Abschluss in einem Bereich wie Wirtschaft, Werbung oder Reisen und Tourismus hilfreich sein.
In der Regel beginnt ein Tourkoordinator mit der Veranstaltungsplanung, lange bevor sie überhaupt stattfindet. Dies umfasst in der Regel die Bewertung von Kosten, potenziellen Einnahmen und Zinsen. Das mangelnde Interesse an einem bestimmten Thema kann zu geringeren Einnahmen als den Produktionskosten führen, was dazu führen kann, dass weitere Pläne storniert werden. Das Bestimmen des Bedarfs und des Wunsches nach der Funktion ist normalerweise der erste Schritt bei der Entscheidung, ob Pläne fortschreiten sollen.
Wenn die Funktion das Potenzial hat, erfolgreich zu sein, beginnt ein Tourkoordinator normalerweise mit der Aufgabe, sicherzustellen, dass die gesamte Logistik stimmt. Zu wissen, wie viel Umsatz vorhanden ist, um mit der Planung zu beginnen, ist wichtig. Das Auffinden dieser Informationen liegt normalerweise in der Verantwortung des für die Planung Verantwortlichen. Fundraising oder Sponsoring könnten Optionen sein, um herauszufinden, ob Ressourcen für die Produktion des Projekts benötigt werden.
Sobald dies abgeschlossen ist, bestimmt der Tourkoordinator die Orte, an denen die Tour stattfinden wird, wie lange sie dauern wird sowie die Reise- und Unterbringungsmodalitäten für das Personal. Dies erfordert möglicherweise das gleichzeitige Jonglieren mehrerer Zeitpläne, um sicherzustellen, dass alle zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Starke Multitasking- und Organisationsfähigkeiten werden wahrscheinlich jemandem in dieser Position helfen. Ein Job wie dieser erfordert häufig einen flexiblen Zeitplan, der ausreichend Zeit für Reisen bietet. Normalerweise reist die Person mit der Veranstaltung, um sicherzustellen, dass auf jedes Detail geachtet wird und um eventuell auftretende Probleme zu lösen. Es ist möglich, dass er oder sie während der Arbeit an einer Funktion auch andere plant.
Für die Öffentlichkeitsarbeit ist möglicherweise auch eine Person verantwortlich, die in dieser Funktion tätig ist. Dies umfasst in der Regel lokalisierte Werbeaktivitäten sowie Radio- und Printwerbung. Viele Menschen finden es vorteilhaft, das Internet auch für ihre Öffentlichkeitsarbeit zu nutzen. Am Ende einer Produktion bewertet ein Tourkoordinator in der Regel, was gut funktioniert hat und was verbessert werden könnte, um erfolgreiche Strategien für eine andere Veranstaltung und Verbesserungsbereiche zu ermitteln. Die Verwendung dieser Informationen zur Planung zukünftiger Funktionen ist in der Regel ein wichtiger Aspekt des Auftrags.