Was macht ein Virtual Executive Assistant?
Ein virtueller Assistent der Geschäftsleitung ist ein externer, in der Regel freiberuflicher Verwaltungsfachmann. Er oder sie hat dieselben Aufgaben und Pflichten wie ein traditioneller Verwaltungsassistent auf Führungsebene, mit einer wesentlichen Einschränkung. Virtuelle Assistenten, einschließlich jener Assistenten, die sich um leitende Angestellte kümmern, verwalten alle administrativen oder Sekretariatsaufgaben, für die keine physische Anwesenheit erforderlich ist. Im Gegensatz zu herkömmlichen Assistenten für Führungskräfte arbeitet ein virtueller Assistent für Führungskräfte von einem entfernten Standort aus als unabhängiger Auftragnehmer für mehrere Führungskräfte und Inhaber von Kleinunternehmen gleichzeitig.
Die Hauptunterschiede zwischen einem traditionellen Assistenten der Geschäftsführung und einem virtuellen Assistenten der Geschäftsführung sind der Standort und die Arbeitsbeziehung zwischen der Geschäftsführung und dem Assistenten. Mit der Einführung moderner Technologien wie E-Mail, Produktivitätssoftware und Funktionen für virtuelle Meetings ist der geografische Standort kein Hindernis mehr. Assistenten können kilometerweit entfernt von den Führungskräften leben, die sie repräsentieren. Anstatt einer Mitarbeiter-Arbeitgeber-Beziehung zwischen dem virtuellen Assistenten der Geschäftsleitung und der Geschäftsleitung handelt es sich um eine Beziehung zwischen Dienstleister und Kunde.
Laut Berufsverbänden wie dem Internationalen Verband der Verwaltungsfachleute (IAAP) gibt es zwei Haupttypen von Verwaltungsassistenten. Herkömmliche Sekretäre und Verwaltungsassistenten der Einstiegsklasse verwalten Aufgaben wie Kalender und Terminplanung, die Vorbereitung von Druck- und mündlichen Mitteilungen, die Pflege von Dokumenten und Ablagesystemen, die Organisation von Reisevorbereitungen sowie die Organisation von Tagesordnungen und Belegen. Im Vergleich dazu übernehmen Assistenten der Geschäftsleitung die gleichen Aufgaben für Führungskräfte und Führungskräfte auf höherer Ebene und behalten höhere Verantwortungsebenen bei, z. B. kleinere Geschäftsentscheidungen im Namen der Geschäftsleitung. Je nach Position sind die Assistenten der Geschäftsleitung möglicherweise auch für eine Reihe anderer Aufgaben verantwortlich, z. B. für die Erstellung von Newslettern, die Aktualisierung von Informationen zum Online-Profil der Geschäftsleitung oder die Pflege einer Website.
Nur wenige virtuelle Assistenten unterscheiden zwischen allgemeiner Verwaltungsunterstützung und Verwaltungsunterstützung auf Führungsebene, wie dies bei Verwaltungsfachleuten vor Ort der Fall ist. Als Inhaber eines Kleinunternehmens hat ein virtueller Assistent einen Vertrag mit zwei oder mehr Kunden abgeschlossen, um alle Support-Services anzubieten, die der Geschäftsinhaber oder die Führungskraft benötigen. Die meisten Kunden suchen einen externen Assistenten, der in der Lage ist, in jeder unterstützenden Funktion zu dienen, einschließlich als virtueller Assistent der Geschäftsleitung. Spezielle Fähigkeiten, wie die Verwendung von Social-Media-Plattformen, das Erstellen komplexer Websites, die Buchhaltung und andere Fähigkeiten, sind bei virtuellen Assistenten weit verbreitet.
Jede virtuelle Unterstützungspraxis bietet verschiedene Service Levels, Tarife und Servicetypen basierend auf einem bestimmten Zielmarkt. Erfolgreiche virtuelle Assistenten verfügen über mehr als nur administrative Supportfähigkeiten. Marketingkenntnisse, die Verwaltung der Finanzen kleiner Unternehmen, die Fähigkeit, Projekte sowohl für den Assistenten als auch für den Kunden auszulagern, sowie ein solides Verständnis für soziale Medien und ähnliche aufkommende Technologien sind unerlässlich. Die Honorare für virtuelle Assistenten basieren in der Regel auf Stunden oder werden wie bei Wirtschaftsprüfern und Juristen als Pauschalvergütung angeboten.