Was macht ein Event Manager?
Ein Eventmanager ist normalerweise an der Planung und Überwachung von Events wie Partys, Empfängen und Konventionen beteiligt. Abhängig von der Beschäftigungssituation des Eventmanagers kann er im Auftrag eines Anbieters arbeiten, z. B. eines Hotels oder eines anderen Veranstaltungsortes, an dem häufig Veranstaltungen stattfinden, oder er kann unabhängig von einem bestimmten Anbieter arbeiten. Der Umfang der von Eventmanagern übernommenen Verantwortung variiert, in vielen Fällen übernehmen sie jedoch die Hauptverantwortung für die Logistik der Veranstaltung und die Koordination aller Anbieter, die zur Veranstaltung beitragen.
Während viele Menschen in der Lage sind, kleine Partys und gesellschaftliche Zusammenkünfte in ihren eigenen vier Wänden zu planen, kann die Koordinierung größerer Veranstaltungen, insbesondere wenn mehrere Drittanbieter von Waren und Dienstleistungen beteiligt sind, eine erhebliche Herausforderung darstellen. Ein guter Eventmanager kann mit einem Host oder einer Hostess zusammenarbeiten, um sich ein Bild von seiner Vision für das Event zu machen, das bereits verfügbare Budget und die verfügbaren Ressourcen zu bewerten und dann die für das Event geeigneten Anbieter auszuwählen. Am Veranstaltungstag ist in der Regel ein Eventmanager dafür verantwortlich, dass Waren und Dienstleistungen wie versprochen geliefert werden und die Veranstaltung reibungslos verläuft.
Wenn ein Eventmanager für einen Bankettsaal, ein Hotel oder einen anderen Veranstaltungsort arbeitet, unterscheidet sich seine Rolle möglicherweise geringfügig von der eines unabhängigen Eventmanagers. Viele Veranstaltungsorte haben strenge Richtlinien bezüglich der Verwendung von externen Anbietern, sodass ein Veranstaltungsplaner an einem solchen Veranstaltungsort in erster Linie als Verbindung zwischen der Person oder Organisation, die eine Veranstaltung ausrichten möchte, und den zugelassenen oder firmeninternen Anbietern der Unterkunft fungiert. Der Veranstaltungsplaner kann seinen Kunden über die für die Veranstaltung erforderlichen Dienstleistungen wie Catering, Blumen oder sogar eine Tanzfläche und einen DJ informieren. Er würde auch sicherstellen, dass der Veranstaltungsort für die Veranstaltung angemessen eingerichtet ist und dass Caterer und andere Anbieter und Support-Mitarbeiter ihre Aufgaben nach Bedarf erfüllen.
Unabhängige Eventmanager hingegen tragen möglicherweise noch mehr Verantwortung. Der Veranstaltungsleiter ist möglicherweise dafür verantwortlich, einen Veranstaltungsort zu finden und dann die Kosten für die Anmietung des Raums und seiner Annehmlichkeiten zu verhandeln. Wenn der Veranstaltungsort Drittanbieter wie Caterer und Floristen zulässt, kann der Veranstaltungsplaner ebenfalls für die Bestellung von Speisen und Dekorationen für den Veranstaltungsraum verantwortlich sein. Wie andere Arten von Eventmanagern wird sie jedoch auch für die Koordination vor Ort am Veranstaltungstag verantwortlich sein.