Was macht ein Büroassistent / Rezeptionist?
Ein Büroassistent / Rezeptionist ist in der Regel für die Front-Office-Aufgaben in einem Unternehmen oder einer Organisation verantwortlich. Die Rezeption kontrolliert normalerweise den Zugang zum Büro, indem sie die Gäste begrüßt, die Mitarbeiter über die Besucher informiert und mit Zustellern und Auftragnehmern zusammenarbeitet. Darüber hinaus kann der Büroassistent für eine Reihe von Aufgaben in der Büroverwaltung zuständig sein, z. B. für die Verwaltung von Tabellenkalkulationen, Korrespondenz und die Bestellung von Büromaterial. Abhängig von der Größe der Organisation und der Anzahl der Mitarbeiter kann der Büroassistent / Rezeptionist auch als persönlicher oder administrativer Assistent eines oder mehrerer Führungskräfte oder Manager eines Unternehmens fungieren.
Während viele Büros heute auf Voicemail-Systeme angewiesen sind, um Telefone anzunehmen und Anrufer an den zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten, beschäftigen viele weiterhin einen Büroassistenten / Empfangsmitarbeiter, um das Telefonsystem zu verwalten und mit Anrufern zu sprechen, die Schwierigkeiten haben, es zu verwenden. Empfangsmitarbeiter führen auch die Aufgabe aus, den Empfangsbereich zu überwachen, der auch als Wartebereich oder Raum bezeichnet wird, in den Besucher normalerweise eintreten. Ein traditioneller Büroassistent / Empfangsmitarbeiter übernimmt in der Regel die Verantwortung dafür, dass ein Besucher den Personen, die er besucht, gemeldet wird. Wenn der Besucher ein Zusteller ist, wird der Empfangsmitarbeiter in der Regel Pakete unterzeichnen und den Empfängern mitteilen, um welche es sich handelt Ankunft. Ein Büroassistent / Rezeptionist kann auch dafür verantwortlich sein, "begehbare" Kunden über die Dienstleistungen eines Unternehmens zu informieren, und kann auch Termine zwischen Kunden und Mitarbeitern festlegen.
Unternehmen mit einem relativ kleinen Personal für die Bürounterstützung benötigen möglicherweise einen Büroassistenten / Empfangsmitarbeiter, um andere Rollen innerhalb des Unternehmens zu übernehmen. In einer sehr kleinen Organisation oder mit einem sehr sparsamen Budget kann der Rezeptionist auch als Büroleiter fungieren. Er oder sie kann dafür verantwortlich sein, dass das Büro gut funktioniert, indem er die Vorräte auffüllt und die Leistung von Büromaschinen wie Kopierern, Faxgeräten und sogar Computern überwacht. Der mit diesen Aufgaben betraute Büroassistent / Rezeptionist wird in der Regel mit Reparaturfachleuten sowie anderen Auftragnehmern Kontakt aufnehmen und zusammenarbeiten, die möglicherweise Arbeiten an den Büroräumen oder Gebäuden ausführen müssen. Zu den weiteren allgemeinen Aufgaben gehören die Planung von Veranstaltungen, die Planung von Reisen und in einigen Fällen die Verwaltung der allgemeinen Bürokommunikation, z. B. Benachrichtigungen über Feiertage, besondere Ereignisse und Sicherheitsaspekte.
Die Qualifikation zum Bürokaufmann hängt von den Fähigkeiten ab, die für die Übernahme einer Position in einem bestimmten Unternehmen erforderlich sind. In vielen Fällen können Büroangestellte ihre Fähigkeiten am Arbeitsplatz erwerben oder ein Berufsausbildungsprogramm absolvieren, das ihnen ein grundlegendes Verständnis der Büroverwaltungsverfahren vermittelt. Weitere Optionen sind Fort- und Weiterbildungskurse in verschiedenen Softwarepaketen, Business Writing sowie Kommunikation und Protokoll.