Was macht ein Büroassistent/eine Rezeptionistin?
Ein Büroassistent/eine Rezeptionistin ist in der Regel für die Aufgaben des Front -Office in einem Unternehmen oder einer Organisation verantwortlich. Die Rezeptionistin kontrolliert in der Regel den Zugang zum Büro, indem sie Gäste begrüßt, Mitarbeiter über Besucher benachrichtigt und mit Zustellern und Auftragnehmern zusammenarbeitet. Darüber hinaus kann der Büroassistent für eine Reihe von Aufgaben der Büroverwaltung verantwortlich sein, z. B. für die Verwaltung von Tabellenkalkulationen, Korrespondenz und Bestellversorgung. Abhängig von der Größe der Organisation und der Anzahl der Mitarbeiter, die sie hat, kann der Büroassistent/die Rezeptionistin auch als persönlicher oder administrative Assistentin eines oder mehrerer Führungskräfte oder Manager eines Unternehmens fungieren.
Während viele Büros jetzt auf Voicemail -Systeme angewiesen sind, um Telefone zu beantworten und Anrufer an den relevanten Arbeiter zu leiten, beschäftigen viele immer noch einen Büroassistenten/Rezeptionist, um das Telefonsystem zu verwalten und mit Anrufern zu sprechen, die Schwierigkeiten haben, es zu verwenden. Rezeptionisten führen auch die Aufgabe aus, die den Empfangsbereich zu überwachenBekannt als Wartebereich oder Raum, in das Besucher normalerweise eintreten. Eine traditionelle Büroassistentin/Rezeptionistin übernimmt in der Regel die Verantwortung dafür, dass ein Besucher den Personen angekündigt wird, die er oder sie besucht, oder, wenn der Besucher eine Lieferperson ist, unterschreibt die Empfangsdame normalerweise für Pakete und informiert die Empfänger über ihre Ankunft. Ein Büroassistent/eine Rezeptionistin ist möglicherweise auch dafür verantwortlich, Kunden über die Dienstleistungen eines Unternehmens zu informieren und auch Termine zwischen Kunden und Mitarbeitern zu vereinbaren.
Unternehmen mit relativ kleinem Büro -Support -Mitarbeitern können von einem Büroassistenten/einer Rezeptionistin verlangen, um andere Rollen innerhalb des Unternehmens zu übernehmen. In einer sehr kleinen Organisation oder einer mit einem sehr sparsamen Budget kann die Rezeptionistin auch als Büroleiterin fungieren. Er oder sie kann dafür verantwortlich sein, dass das Büro gut funktioniert, indem er die Lieferungen wieder aufnimmtund Überwachung der Leistung von Büromaschinen wie Kopierern, Faxgeräten und sogar Computern. Die Büroassistentin/Rezeptionistin mit diesen Aufgaben berührt in der Regel Reparaturfachleute und andere Auftragnehmer, die möglicherweise Arbeiten am Büroraum oder Gebäude ausführen müssen. Weitere häufige Aufgaben sind Veranstaltungsplanung, Reiseplanung und in einigen Fällen die Verwaltung allgemeiner Bürokommunikationen, z. B. Benachrichtigungen über Feiertage, besondere Veranstaltungen und Sicherheitsüberlegungen.
Die Qualifikationen, die ein Büroassistent werden, variieren je nach den Fähigkeiten, die erforderlich sind, um eine Position innerhalb eines bestimmten Unternehmens einzunehmen. In vielen Fällen können Büroangestellte ihre Fähigkeiten am Arbeitsplatz erwerben oder ein berufliches Schulungsprogramm absolvieren, das ihnen ein grundlegendes Verständnis der Verfahren zur Büroverwaltung vermittelt. Weitere Optionen sind die Teilnahme an kontinuierlichen und Erwachsenenbildungskursen in verschiedenen Softwarepaketen, Schreiben und Kommunikation und Protokoll für Unternehmen und Protokollocol.