Was macht ein Office Manager?
Ein Bürovorsteher verwaltet den Workflow, führt Aufzeichnungen und überwacht die Mitarbeiter und erleichtert im Allgemeinen die Arbeit in einem Büro. Die genauen Aufgaben können von einer Reihe von Faktoren abhängen, einschließlich der Anzahl der Beschäftigten und des Umfangs des Geschäfts. Die Arbeit eines Büroleiters ist in der Regel in den einzelnen Bereichen sehr ähnlich, da er oder sie nur für andere Mitarbeiter verantwortlich ist und nicht für die eigentliche Arbeit im Büro. In den meisten Fällen handelt es sich bei dieser Position nicht um die höchste Führungsebene des Unternehmens, und dieser Mitarbeiter kann höheren Managern oder Eigentümern Bericht erstatten. Kleine Unternehmen haben vielleicht Büroleiter, aber dies sind manchmal nur fortgeschrittene Mitarbeiter, die die Funktionen eines Büroleiters zusätzlich zu ihren eigenen Aufgaben ohne besondere Qualifikationen ausüben.
Ein Büroleiter ist in der Regel eine Person mit einem Abschluss in Management oder Business. Er oder sie ist generell dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiter so effizient wie möglich arbeiten und die Produktivität so hoch wie möglich ist. Der Bürovorsteher erledigt dies in der Regel, indem er die Arbeit effektiv zuweist, häufig mit Mitarbeitern in Kontakt tritt und Aufzeichnungen über die Produktivität führt. Diese Position ist häufig auch dafür verantwortlich, Budgets, Dateien und Mitarbeiteraufzeichnungen im Auge zu behalten.
Da der Manager es den Mitarbeitern nur erleichtert, ihre Arbeit zu erledigen, muss er nicht unbedingt die im Büro geleistete Arbeit verstehen, um sie effektiv zu verwalten. Beispielsweise könnte eine Person mit einem Management-Abschluss, aber ohne Erfahrung mit Computern, ein Büro verwalten, das Software entwirft. Trotzdem ist es oft hilfreich, Erfahrung in der Art des Büros zu haben, in dem man arbeitet, sowohl weil es Mitarbeitern auf niedrigerem Niveau das Vertrauen in die eigene Kompetenz gibt, als auch weil es bei der Verwaltung des Workflows hilfreich sein kann.
Eine der Hauptaufgaben, die Büroleitern häufig übertragen wird, ist die Einstellung neuer und die Kündigung alter Mitarbeiter. Der Manager kann auch dafür verantwortlich sein, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über die Unternehmensrichtlinien informiert sind und dass sie alle erforderlichen rechtlichen Dokumente im Zusammenhang mit der Beschäftigung unterzeichnen. Es ist eine der wichtigsten Aufgaben des Büroleiters, dafür zu sorgen, dass das Büro in voller Übereinstimmung mit den Gesetzen zur Regulierung der Mitarbeiter geführt wird.
Kleinere Unternehmen müssen häufig im Büro geführt werden, ohne die Ressourcen zu haben, um eine Person einzustellen, die ausschließlich als Büroleiter fungiert. In diesen Fällen kann der Eigentümer die Funktion eines Managers ausüben, oder ein hochrangiger Mitarbeiter kann andere Personen beaufsichtigen und beaufsichtigen. Nicht jedes Büro erfordert diese Art der Verwaltung, daher gibt es Büros, die ohne die Aufsicht eines Managers funktionieren. Bei der Bewerbung für Office Manager-Jobs sind die genauen Anforderungen der Position in der Regel in der Stellenbeschreibung aufgeführt. Es ist wichtig, diese genauen Anforderungen zu berücksichtigen, da jedes Büro etwas anderes als ein Manager haben möchte, je nachdem, was in der Vergangenheit erfolgreich war.