Was macht ein Office-Supervisor?

Abhängig von der Art des Büros kann ein Büroleiter viele verschiedene Aufgaben haben. In der Regel ist ein Büroleiter für die Verwaltung anderer Büromitarbeiter sowie für die Führung des Büros verantwortlich. Dazu gehören unter anderem die Erstellung von Zeitplänen, die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter sowie die Wartung von Büromaterial und -ausrüstung. Der Vorgesetzte eines Büros erstattet normalerweise dem oberen Management Bericht.

Ein Büroleiter kann in jedem mittelgroßen bis großen Büro mit einer Reihe von Büroverwaltungsmitarbeitern arbeiten. Er oder sie muss über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit verfügen, gut mit anderen Menschen zusammenzuarbeiten und bei Bedarf Kundendienst zu leisten. Ein Vorgesetzter muss in der Lage sein, Arbeitspläne zu erstellen, die die Anforderungen des Unternehmens erfüllen und die Anforderungen der Mitarbeiter berücksichtigen, z. B. für Urlaubszeiten oder Krankheitszeiten. Ein Vorgesetzter muss möglicherweise auch Besprechungen oder andere Unternehmensereignisse planen und Besprechungsprotokolle erstellen.

Es ist wichtig, dass ein Büroleiter alle Funktionen und Bedürfnisse des Büros kennt und versteht. Er oder sie muss in der Lage sein, diese Informationen an andere Mitarbeiter weiterzugeben und zu verstehen, wie viel Zeit jede einzelne Aufgabe in Anspruch nehmen sollte. Da ein Büroleiter möglicherweise gebeten wird, das Management bei der Einstellung neuer Mitarbeiter zu unterstützen, ist es erforderlich, eine klare Vorstellung von den Fähigkeiten zu haben, die erforderlich sind, um in einer bestimmten Büroumgebung erfolgreich zu sein. Es muss auch sichergestellt werden, dass Jobaufgaben nicht dupliziert werden und dass jeder Mitarbeiter erforderlich ist.

Täglich muss ein Vorgesetzter sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter bei der Arbeit bleibt und die Unternehmensrichtlinien für Themen wie Verhalten und Kleiderordnung einhält. Wenn Probleme zwischen Mitarbeitern oder mit Kunden oder Kunden auftreten, muss ein Vorgesetzter zur Hand sein, um das Problem zu lösen. Ein Büroleiter muss auch die Geräte im Büro warten, z. B. Kopiergeräte oder Computer, und die zu bestellenden Verbrauchsmaterialien nachverfolgen.

Andere Aufgaben können unter anderem die Buchhaltung, Buchhaltungsaufgaben, die Verwaltung eines Dateisystems, den Anrufbeantworter sowie das Empfangen und Senden von Büropost sein. Jedes Büro erfordert möglicherweise eine andere Kombination von Aufgaben von Vorgesetzten und Verwaltungspersonal, und ein Vorgesetzter muss in der Lage sein, seine Arbeit zu erledigen, während er anderen Mitarbeitern gegenüber eine gute Führungsrolle einnimmt. Es ist wichtig, dass ein Vorgesetzter in der Lage ist, auf die Anliegen, Ideen und Vorschläge der anderen Mitarbeiter zu hören, innovative Wege zur Problemlösung zu finden und wichtige Anliegen an das obere Management weiterzuleiten.