Was ist ein Reisebüro?
Eine Sekretärin arbeitet in administrativer Funktion in einer Agentur oder einem Unternehmen. Er oder sie kann auch als Reisebüroassistent bezeichnet werden. Reiseleiter koordinieren Reisepläne für Kunden unter der Aufsicht eines Agenten und beantworten häufig Telefone und bedienen Kunden. Wenn eine Sekretärin Reisen für leitende Angestellte arrangiert, erstellt sie normalerweise auch Reiserouten oder -pläne.
In einem Reisebüro sind die Sekretäre häufig dafür verantwortlich, die Lizenzanforderungen und andere zur Aufrechterhaltung des Geschäfts erforderliche Unterlagen zu erfüllen. Ein Reiseleiter kann zwar telefonisch antworten und E-Mails verteilen, er oder sie berät jedoch auch Kunden und sollte alle Aspekte der Tourismusbranche verstehen. Dieses gründliche Wissen hilft bei der Lösung von Problemen für Personen, die versuchen, Flüge und Hotels zu koordinieren. Einige Reisebüros helfen bei der Erstellung von Informationsbroschüren für den Kunden.
Wenn sie für Unternehmen arbeiten, organisieren Reisebüros häufig alle Einzelheiten der Reisen von Führungskräften. Eine Sekretärin für Geschäftsreisen kann die Planung für Messen und Kongresse übernehmen. Der Versuch, dem Unternehmen bei der Buchung von Zimmern und Transportmitteln Geld zu sparen, ist für die meisten Sekretäre von Geschäftsreisen eine Überlegung.
Berufsschulen oder Volkshochschulen bieten häufig Programme für Sekretariatskarrieren im Reisebereich an, obwohl diese Programme möglicherweise nicht so häufig angeboten werden wie andere Arten von Sekretariatsspezialitäten wie Recht und Medizin. Schulprogramme können einen Praktikumsabschnitt enthalten, in dem ein Schüler als Reiseleiter praktiziert. Sekretariats-Programme für Reisen sind sowohl online als auch persönlich verfügbar. Diese Programme dauern in der Regel weniger als ein Jahr und umfassen häufig mehrere Prüfungen, die bestanden werden müssen, um ein Zertifikat zu erhalten.
Reisebuchungssoftware muss von den Sekretären gemeistert werden. Eine Sekretärin muss über ausgezeichnete Computerkenntnisse verfügen und viele Details koordinieren können. Wenn beispielsweise mehr als eine Fluggesellschaft für die Reise eines Kunden benötigt wird, muss die Sekretärin Anweisungen für den Anschluss von Flügen enthalten. Die Planung von Verbindungen mit minimaler Wartezeit ist auch für einen guten Kundenservice erforderlich.
Personen, die Sekretäre sind, können Voll- oder Teilzeit arbeiten. Sie können gelegentlich zu Geschäftstreffen reisen, aber auch für ihren persönlichen Urlaub. Durch den Aufbau guter Arbeitsbeziehungen zu anderen in der Reisebranche, z. B. zu Vertretern von Fluggesellschaften und Reiseveranstaltern, können Sekretäre wertvolle Reisepakete für Kunden erstellen. Dabei unterstützen sie Reisebüros dabei, dass ihre Agentur ihren Kunden die bestmöglichen Angebote und Reisemöglichkeiten bietet. In einigen Agenturen kann sich eine Reiseleitung auf einen Bereich spezialisieren, z. B. Urlaubstouren, während ein Agent andere Pakete abwickelt.