Was ist ein Verwaltungsassistent?
Ein Verwaltungsassistent hat viele der gleichen Aufgaben wie ein Sekretär, einschließlich des Schreibens, Ablegens, Beantwortens von Telefonen und Aufnehmen von Notizen bei Besprechungen. Darüber hinaus kann er oder sie die Logistik eines Büros überwachen, bei wichtigen Projekten mit Vorgesetzten zusammenarbeiten und die Sekretariate überwachen. Obwohl für diese Position nur wenig formelle Ausbildung erforderlich ist, benötigen Assistenten der Geschäftsführung oder Fachkräfte möglicherweise zusätzliche Schulungen.
Aufgaben
Die Aufgaben eines Verwaltungsassistenten gehen häufig weit über die Sekretariatsaufgaben hinaus und umfassen die Abwicklung von logistischen Dingen für das Büro, z. In vielen Fällen ist er oder sie eine Informationsquelle für die Öffentlichkeit und fungiert als solches manchmal als "Gesicht" des Unternehmens. Einige leitende Assistenten beaufsichtigen auch Juniorassistenten oder Sekretäre. In diesem Fall müssen sie möglicherweise regelmäßig Leistungsberichte oder Präsentationen erstellen. Viele Menschen in dieser Position helfen auch bei der Schulung neuer Mitarbeiter, insbesondere wenn sie administrative Aufgaben übernehmen. Ein Verwaltungsassistent benötigt auch einige praktische Kenntnisse, wie zum Beispiel das Arbeiten mit einer Vielzahl von Bürogeräten.
Fähigkeiten
Menschen, die in dieser Position arbeiten, müssen sehr gut mit Details umgehen können und in der Lage sein, viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, da sie häufig für die Zeitpläne mehrerer Personen verantwortlich sind und möglicherweise den Fortschritt mehrerer Projekte gleichzeitig überwachen. Sie sollten auch gut mit Menschen umgehen können, da der Job viel Interaktion sowohl mit Mitarbeitern im Büro als auch mit Kunden erfordert. Die Fähigkeit, selbstständig Entscheidungen zu treffen und zu arbeiten, ist ebenfalls ein wichtiger Teil der Arbeit, da der Verwaltungsassistent die Person ist, die wahrscheinlich weiß, welche Dokumente wichtig sind und welche verworfen werden können und welche E-Mails im Büro bearbeitet werden können Ebene und welche müssen an das obere Management weitergeleitet werden, und wie die Befehlskette zu arbeiten, um Dinge zu erledigen. Darüber hinaus müssen Verwaltungsassistenten gut verständlich sein, gut schreiben und mit Technologie umgehen können, da sie häufig E-Mails beantworten, Dokumente Korrektur lesen und mit Datenbanken arbeiten müssen.
Spezialitäten
Verwaltungsassistenten können sich auf eine bestimmte Abteilung in einer Organisation spezialisieren, z. B. Personal oder IT. Dies ist in größeren Organisationen jedoch häufiger der Fall. Assistenten der Geschäftsleitung arbeiten nur mit dem oberen Management eines Unternehmens. Sie sind möglicherweise für einen Personenpool verantwortlich oder arbeiten nur mit einem. In beiden Fällen ist der Assistent zusätzlich zu den regulären Verwaltungsaufgaben für die Kontrolle des Zugriffs auf die Führungskräfte, die Organisation von Reisen und Konferenzen sowie die Interaktion mit Anbietern, Führungskräften anderer Unternehmen und Vorstandsmitgliedern verantwortlich. Je höher die Führungskraft, desto mehr Fähigkeiten und Erfahrung benötigt der Assistent.
Darüber hinaus können sich Verwaltungsassistenten auf bestimmte Bereiche wie Medizin oder Recht spezialisieren. Zusätzlich zu den normalen Aufgaben, die mit dieser Position verbunden sind, führt er oder sie auch Aufgaben aus, die speziell mit diesem Bereich zusammenhängen. Zum Beispiel kann ein Rechtsbeistand auch juristische Präzedenzfälle recherchieren und bei der Vorbereitung von Briefings behilflich sein, während ein medizinischer Assistent in der Regel Kenntnisse über die Abrechnung von Versicherungen oder Laborverfahren benötigt. Einige Leute erledigen diese Arbeit auch von zu Hause aus per Telefon und Internet. In diesem Fall werden sie virtuelle Verwaltungsassistenten genannt.
Ausbildung
In vielen Fällen kann eine Person mit einem High-School-Abschluss und einer gewissen Ausbildung in Geschäfts- und Computerkenntnissen in diesen Job eintreten. Für spezialisierte Positionen, wie in einer medizinischen oder juristischen Praxis, muss sie den für diese Position spezifischen Wortschatz kennen. Ein Zertifikat aus einem Schulungsprogramm, ein Associate-Abschluss oder eine Zertifizierung durch eine anerkannte Organisation können hilfreich sein, wenn es darum geht, eingestellt oder befördert zu werden.