Was ist ein Verwaltungsassistent?
Ein Verwaltungsassistent hat viele der gleichen Aufgaben wie ein Sekretär, einschließlich Schreib-, Einreichungsanlagen-, Beantwortung von Telefonen und Notizen bei Sitzungen. Darüber hinaus kann er oder sie auch die Logistik eines Büros überwachen, mit Vorgesetzten an wichtigen Projekten zusammenarbeiten und Sekretäre überwachen. Obwohl es nur wenig formelle Ausbildung gibt, um in dieser Position zu arbeiten, benötigen Executive Assistants oder diejenigen, die in Fachgebieten arbeiten, möglicherweise zusätzliche Schulungen.
Aufgaben
Die Pflichten eines Verwaltungsassistenten gehen häufig weit über die Sekretariatsaufgaben hinaus und umfassen die Behandlung logistischer Dinge für das Büro, wie die Bestellung von Lieferungen, den Umgang mit Post und Papierkram, die in das Geschäft und aus dem Geschäft gehen und die Zeitpläne der Menschen koordinieren. In vielen Fällen ist er oder sie eine Informationsquelle in der Öffentlichkeit und als solche manchmal als "Gesicht" des Unternehmens. Einige hochrangige Assistenten überwachen auch Junior Assistenten oder Sekretäre. In diesem Fall müssen sie möglicherweise periodische Leistung machenRMANCE -Berichte oder Präsentationen. Viele Menschen in dieser Position helfen auch bei der Ausbildung neuer Mitarbeiter, insbesondere wenn sie AdminStratationsaufgaben erledigen werden. Ein Verwaltungsassistent benötigt auch praktische Kenntnisse, z. B. wie man mit einer Vielzahl von Bürogeräten arbeitet.
Fähigkeiten Set
Personen, die in dieser Position arbeiten, müssen mit Details extrem gut und in der Lage sein, viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, da sie häufig für die Zeitpläne mehrerer Personen verantwortlich sind und möglicherweise den Fortschritt mehrerer Projekte gleichzeitig überwachen. Sie sollten auch mit Menschen gut zusammen sein, da der Job eine Menge Interaktion mit Menschen im Büro und Kunden erfordert. Es ist auch ein wichtiger Bestandteil des JobKann auf Büroebene behandelt werden und die an das obere Management weitergeleitet werden müssen und wie die Befehlskette aufarbeitet, um Dinge zu erledigen. Darüber hinaus müssen Verwaltungsassistenten artikuliert, gut schreiben und gut mit Technologie sind, da sie häufig E -Mails beantworten, Dokumente korrigieren und mit Datenbanken arbeiten.
Spezialitäten
Verwaltungsassistenten können sich auf eine bestimmte Abteilung in einer Organisation wie Personalressourcen oder IT spezialisieren, obwohl dies in größeren Organisationen häufiger vorkommt. Executive Administrative Assistants arbeiten nur mit dem oberen Management in einem Unternehmen zusammen. Sie können für einen Pool von Personen verantwortlich sein oder nur mit einem arbeiten. In beiden Fällen ist der Assistent dafür verantwortlich, den Zugang zu den Führungskräften zu kontrollieren, Reise- und Konferenzvereinbarungen zu treffen und mit Anbietern, Führungskräften anderer Unternehmen und Vorstandsmitgliedern zu interagieren, zusätzlich zu den regulären Verwaltungsaufgaben. Im Allgemeinen, je höher der Executive, desto mehr Fähigkeiten und Erleben der Assistent.
Darüber hinaus können Verwaltungsassistenten auf bestimmte Bereiche wie Medizin oder Recht spezialisieren. Zusätzlich zu den normalen Aufgaben, die mit dieser Position verbunden sind, führt er oder sie auch Aufgaben aus, die speziell mit diesem Feld zusammenhängen. Beispielsweise kann ein Rechtsassistent auch rechtliche Präzedenzfälle erforschen und Briefings vorbereiten, während ein medizinischer Assistent in der Regel über Versicherungsrechnung oder Laborverfahren informiert werden muss. Einige Leute machen diesen Job auch telefonisch und im Internet von zu Hause aus. In diesem Fall werden sie als virtuelle Verwaltungsassistenten bezeichnet.
Training
In vielen Fällen kann eine Person in diesem Job mit einem Highschool -Abschluss und einer Ausbildung in den Bereichen Wirtschafts- und Computerkenntnisse beginnen. Für spezielle Positionen, wie beispielsweise in einem medizinischen oder juristischen Amt, muss sie den für diese Position spezifischen Wortschatz kennen. Ein Zertifikat aus einem Schulungsprogramm, einem Associate -Abschluss oder einer Zertifizierung über ein anerkanntes OrganIzation kann alles helfen, wenn es darum geht, eingestellt oder befördert zu werden.