Was ist Vertragsmanagement?
Der Begriff Vertragsmanagement wird üblicherweise in Beschaffungs- oder Einkaufsabteilungen verwendet. Im Rahmen der Aufgaben der Beschaffungsabteilung handelt der Manager Verträge mit Lieferanten von Waren und Dienstleistungen für die Organisation aus, nimmt diese an und unterzeichnet sie. Mit dem Vertragsmanagement wird sichergestellt, dass der Lieferant die ausgehandelten Vertragsbedingungen einhält. Obwohl die Rolle der Beschaffung im Verhandlungsprozess ein wesentlicher Bestandteil eines Kostenmanagementprozesses ist, werden beim Vertragsmanagement die tatsächlichen Einsparungen entweder erzielt oder verfehlt.
Effektive Vertragsmanagementpraktiken führen zu niedrigeren Betriebskosten, effizienten Dienstleistungen und einer stärkeren Verhandlungsposition in der nächsten Verhandlungsrunde. Das Vertragsmanagement umfasst die Sicherstellung der Einhaltung von Verträgen, die Tätigkeit als Hauptansprechpartner für Fragen im Zusammenhang mit Dienstleistungen und Streitbeilegung sowie die Verwaltung von Zahlungen oder Vertragsbestimmungen. Im Allgemeinen kann das Vertragsmanagement in drei Hauptbereiche unterteilt werden: Schwellenwerte, Rabatte und Leistungsklauseln.
Schwellenwert ist ein Begriff, der verwendet wird, um bestimmte Ziele für Dollarausgaben, Transaktionen oder gekaufte Einheiten zu definieren. Diese Schwellenwerte sind normalerweise an Dollarrabatte auf den Kaufpreis gebunden und basieren häufig auf der Anzahl der Bestellungen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums eingegangen sind. Im Rahmen des Verhandlungsprozesses werden häufig Schwellenwerte verwendet, um noch tiefere Rabatte zu fordern, als der Lieferant normalerweise gewähren würde. Wenn das Volumen steigt, hat der Lieferant die Motivation und die Fähigkeit, den Preis zu senken, da seine Kosten sinken.
Rabatte werden als Belohnung oder Anreiz für den Lieferanten verwendet, um bestimmte Ziele zu erreichen. Zum Beispiel kann eine Bäckerei verhandeln, eine bestimmte Menge Mehl über einen festgelegten Zeitraum zu kaufen. Alle zusätzlichen, nicht geplanten Anfragen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums abgeschlossen werden, sind für einen Rabatt an den Lieferanten berechtigt. Die Rechnung bezieht sich auf den Standardbetrag, der Rabatt wird jedoch berechnet und dem Lieferanten als Belohnung für die Erfüllung eines unmittelbaren Bedarfs zurückgezahlt. Diese Flexibilität ist häufig in zeitkritischen Umgebungen zu finden, in denen der Vertrag einen Standardlieferplan vorsieht. Es ist jedoch zusätzliche Flexibilität erforderlich, um die Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
Leistungsklauseln basieren auf messbaren Elementen, die für den Geschäftsbetrieb von entscheidender Bedeutung sind. Gängige Klauseln basieren auf der Lieferung innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens, der Rechnungsstellung innerhalb eines festgelegten Datumsbereichs, der Einhaltung von Benchmark-Lieferterminen und dem Fertigstellungsgrad für Bauprojekte. Der Zweck einer Leistungsklausel besteht darin, eine akzeptierte Messmethode zwischen dem Lieferanten und dem Kunden einzurichten. Diese Klauseln sind je nach Branche häufig mit Strafen oder Belohnungen verbunden.
Ein effektives Vertragsmanagement umfasst die tägliche Verfolgung von Aktivitäten, das Leistungsmanagement und die Nachverfolgung mit dem Lieferanten. Nur durch ein aktives Vertragsmanagement kann das Unternehmen die im Vertrag enthaltenen Leistungen in Anspruch nehmen. Zu diesen Vorteilen können Klauseln zur vorzeitigen Entlassung, zusätzliche Zahlungskürzungen und andere Strafen gehören.