Wie wähle ich die besten Einzahlungsscheine für Unternehmen aus?
Die besten Einzahlungsscheine für Unternehmen erfüllen die grundlegenden Anforderungen der Bank und erfüllen die sekundären Funktionen dieses wichtigen Geschäftsdokuments in angemessener Weise. Einzahlungsscheine werden in der Regel über die Bank bestellt und weisen daher die erforderliche Codierung auf. Zu den sekundären Funktionen gehören die Rückverfolgbarkeit, Genauigkeit und Transaktionskommunikation. Alle diese Faktoren dienen zur Dokumentation einer Transaktion, sodass eine genaue Buchführung möglich ist. Darüber hinaus muss das Risiko eines internen oder externen Diebstahls minimiert werden.
Wenn Einzahlungen von mehreren Personen an mehreren Standorten getätigt werden, ist die Rückverfolgbarkeit ein Problem. Mit den besten Einzahlungsscheinen für Unternehmen können Sie nachvollziehen, wer wann und wo die Einzahlung getätigt hat. Dies kann durch eine spezielle Zeile auf dem Beleg erreicht werden, die vom Einzahler unterschrieben ist. Mehrere Karboneinzahlungsscheine sind nützlich, um die Rückverfolgbarkeit zu verbessern. Kopien werden vom Einleger und vom Vorgesetzten aufbewahrt und der Bank übermittelt.
Genauigkeit ist ein wichtiger Faktor bei der Auswahl der besten Einzahlungsscheine für Unternehmen, da falsche Daten zu Überziehungen und Bankgebühren oder zu Ungenauigkeiten bei den Kundenkonten führen können. Um die Genauigkeit zu erhöhen, können Unternehmen computergenerierte Einzahlungsscheine verwenden. Wenn die Einzahlungsscheine von Hand ausgefüllt werden sollen, sollte ausreichend Platz für alle Schecks vorhanden sein, und die Zeilen für jede Stückelung von Scheinen müssen separat erfasst werden. Die Mitarbeiter sollten aufgefordert werden, auf allen Einzahlungsscheinen ordentlich zu schreiben.
Transaktionskommunikation kann in einem kleinen Unternehmen offensichtlich sein, in einem sehr großen Unternehmen jedoch weniger. Buchhalter müssen wissen, wann Einzahlungen von der Bank anerkannt werden, welches Konto von der Einzahlung gutgeschrieben werden soll und in welcher Form die Einzahlung erfolgt. Verstreute Operationen können dazu führen, dass mehrere Personen mit der Einzahlung befasst sind. Aus diesem Grund sind möglicherweise nicht nur mehrere Kopien von Geschäfts-Einzahlungsscheinen wichtig, sondern es sollte auch ein einem Scheckregister ähnliches Einzahlungsregister geführt werden.
Ein Unternehmen muss mehrere Bestimmungen treffen, um das Diebstahlrisiko zu minimieren. Die Größe des typischen Geschäftsvorfalls und die Höhe des Bargeldes im Vergleich zu anderen Zahlungsmitteln sollten bekannt sein. Weitere zu erhebende Tatsachen sind, wenn das Unternehmen handgefertigte oder computergenerierte Belege verwendet, die Häufigkeit von Einzahlungen während der Geschäftszeiten im Vergleich zur Verwendung von Nachttropfen und Einzahlungen von verschiedenen Personen oder von derselben Person oder von derselben Person vorgenommen werden zwei Menschen. Je größer die Barzahlungstransaktion ist, desto häufiger werden Nachtabsenkungen und wiederholte Einzahlungen derselben Person verwendet, um die Wahrscheinlichkeit eines Diebstahls durch externe Agenten und Mitarbeiter zu erhöhen. Einweg-Kunststoff-Pfandsäcke mit mehreren Einzahlungsscheinen aus Carbon helfen dabei, diebstahlsichere Nachtablagerung zu verhindern.
Die besten Einzahlungsscheine für Unternehmen berücksichtigen gegebenenfalls die oben genannten Faktoren. Ihre Größe kann vom Reißblatt in Brieftaschengröße bis zu einem mehrseitigen Bericht reichen, der von der Buchhaltungssoftware erstellt wird. In allen Fällen sollten sie logisch, ordentlich und für alle Benutzer leicht verständlich sein. Einzahlungsscheine für Unternehmen sollten, obwohl sie von Kunden nicht gesehen werden, auch ein professionelles Erscheinungsbild vermitteln.