Wie wähle ich die beste Spesentabelle aus?
Tabellenkalkulationen sind nützlich, um Ausgaben auf mehreren Ebenen zu verfolgen. Durch ihre Spalten- und Zeilenstruktur können sie problemlos ausgedruckt und an Interessenten weitergegeben werden. Um die Tabelle mit den besten Kosten zu erhalten, muss der Benutzer zuerst den Zweck der Tabelle und die gewünschten Ergebnisse aus ihrer Verwendung definieren. Das Können aller Benutzer sollte ebenfalls berücksichtigt werden. Kosten und Verfügbarkeit runden das endgültige Kriterium für die beste Kostenaufstellung ab.
Für die Nachverfolgung der Haushaltskosten stehen in Bürobedarfsgeschäften Tablets zur Verfügung, die aus 25 oder 50 Exemplaren einer Tageskalkulation bestehen. Diese Formulare bieten Platz für die Verfolgung von Mahlzeiten, Autokilometern, Benzinkäufen und anderen Ausgaben. Durch sorgfältige Verwendung dieser Formulare können Benutzer die Ausgaben für tägliche, wöchentliche oder andere relevante Zeiträume genau analysieren. Die Formulare sind kostengünstig, überall einfach zu verwenden und kommunizieren die Ergebnisse klar.
Computerversionen der Papierkalkulationstabelle werden in vielen Arten von Kontoverwaltungssoftware für die Verwendung zu Hause und im Büro angeboten. Diese Programme verfügen über Unterprogramme, die dieselben Ausgaben verwalten, jedoch Kategorien wie Schulungskurse oder Uniformen hinzufügen. Vernetzte Benutzer können die Formulare online ausfüllen und die Ergebnisse in das Unternehmensbuchhaltungssystem einbinden. On- oder offline muss die Spesentabelle klar und eindeutig sein. Anspruchsvollere Programme verfügen über Routinen zur Fehlerprüfung, die die Eingaben des Benutzers filtern und Fehler begrenzen.
Rechnungslegungsprogramme auf Unternehmensebene übersehen häufig die Notwendigkeit der Projektsteuerung auf der Ebene des mittleren Managements. Gute Programme bieten Module, die auf einfache Weise Daten auf Projektebene erfassen, dem mittleren Management zur Verfügung stellen und die Werte in den Buchhaltungsmodulen zusammenfassen. Die besten Programme trennen das Projektmanagement von der Unternehmensrechnung und geben den Projekt- oder Abteilungsleitern die Möglichkeit, Ausgaben zu genehmigen und an die Unternehmensebene weiterzuleiten.
Zwischen kommerziellen Softwarepaketen und kommerziellen Formularen befinden sich vom Benutzer entwickelte Formulare und Programme, die kommerzielle Tabellenkalkulationsanwendungen verwenden. Viele Vorlagen sind online verfügbar und können vom Benutzer angepasst werden. Aufwandskalkulationstabellen können kombiniert werden, um Eingaben für ein anderes Programm bereitzustellen.
Viele Ausgabenkalkulationen können nicht effektiv implementiert werden, weil sie zu kompliziert sind. Die Belohnung für einfache Tabellenkalkulationen ist eine höhere Konformität und Genauigkeit, solange wichtige Informationen gesammelt werden. Um Missbrauch zu verhindern, sammeln Unternehmen häufig verschiedene Informationen, die nicht überprüft oder nützlich sind.
Kindern kann beigebracht werden, ihre eigenen Ausgaben für Kleidung oder Unterhaltung zu erfassen, um sich auf komplexere Aufgaben des Finanzmanagements vorzubereiten. Das Einkommen wird normalerweise für eine Familie festgelegt, und die Ausgabenseite des Budgets ist oft das einzige Element, das verwaltet werden kann. Kinder können ihre eigene Spesenabrechnung auf einfachem Papier erstellen und einen ersten Schritt in Richtung finanzieller Unabhängigkeit machen.