Wie wähle ich das beste Pro-Forma-Format aus?
Ein Pro-forma-Abschluss ist ein Abschluss, in dem lediglich zu Standardabschlüssen zusammengefasste Schätzungen dargestellt werden. Die Wahl des besten Pro-forma-Formats ist für fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Schätzungen und Pro-forma-Aussagen ausschlaggebend. Einige Faktoren, die einem Unternehmen bei der Entscheidung für das beste Pro-Forma-Format helfen, sind verfügbare Buchhaltungsinformationen, die Verwendung für die Pro-Forma-Abrechnungen und die Personen, die bestimmte Daten aus Buchhaltungsschätzungen benötigen. In einigen Fällen kann eine staatliche Regulierungsbehörde Anforderungen und Einschränkungen für Pro-forma-Aussagen haben, die Unternehmen erstellen. Diese Anforderungen dürfen nur eine begrenzte Anzahl von Unternehmen betreffen, beispielsweise solche, die sich in öffentlicher Hand befinden.
Nicht alle Buchhaltungssysteme sind gleich, genauso wie die Geschäftstätigkeit oder die Abläufe in einem Unternehmen in einer bestimmten Branche nicht gleich sein werden. Daher können die Buchhaltungseingaben eines Unternehmens die Art des Pro-forma-Formats, das das Buchhaltungssystem für diese Auszüge verwendet, stark beeinflussen. Es geht um die Datenmenge, die erforderlich ist, um die genaueste Pro-forma-Erklärung im Unternehmen vorzulegen. Beispielsweise ist eine Pro-forma-Erklärung möglicherweise nur für sechs oder acht Monate erforderlich. Diese Aussagen erfordern mit Sicherheit weniger Eingaben als eine Aussage für 12 oder 18 Monate. Die Genauigkeit von kurzfristigen Aussagen kann auch weniger wichtig sein als die von langfristigen Aussagen.
Ein weiterer wichtiger Faktor für die Auswahl des Pro-forma-Formats von Abschlüssen ist die Verwendung der Dokumente. Eine Abteilung benötigt sicherlich weniger Informationen als der CEO oder andere Führungskräfte, die mehr Informationen über alle Abteilungen und Geschäftsaktivitäten wünschen. Der Abteilungsleiter benötigt möglicherweise nur Informationen zur Produktionstätigkeit in seiner Abteilung. Auch diese Daten sind möglicherweise eher verwaltungstechnischer Natur als finanzielle Daten, zumindest was das Rechnungswesen und die vorhandenen Systeme zur Messung der Finanztätigkeit anbelangt. Die Verwendung dieser Anweisungen ist möglicherweise der interneste Faktor für das Pro-forma-Format.
Neben der Verwendung von Pro-forma-Aussagen sind die Personen, die Entscheidungen treffen, auch für das Pro-forma-Format wichtig. Beispielsweise benötigt ein Abteilungsleiter nicht alle Informationen, die ein Senior Manager oder eine Führungskraft benötigt. Die Aufgabentrennung kann dazu beitragen, die Informationsmenge auf eine Position oder die individuellen Bedürfnisse im Hinblick auf die Buchhaltung zu beschränken. Die meisten Unternehmen sind nicht bereit, Einzelpersonen ohne Grund finanzielle Schätzungen vorzulegen. Dies schützt sowohl die Lebensfähigkeit als auch die Wahrhaftigkeit eines Unternehmens.