Wie führe ich ein Kassenbuch?
Um ein Kassenbuch zu führen, müssen Sie sich zunächst entscheiden, ob Sie ein schriftliches Protokoll führen oder Transaktionen auf einem Computer aufzeichnen möchten. Anschließend müssen Sie ein Protokoll erstellen oder abrufen, das die entsprechenden Eintragsspalten enthält, z. B. Datumsangaben, Transaktionsbeträge, Beschreibungen der Einnahmen oder Ausgaben und Salden. Sobald dieses Protokoll erstellt wurde, können Sie den Überblick behalten, indem Sie einfach jedes Mal aufzeichnen, wenn Sie mit Portokasse bezahlen oder Geld in dieser Form erhalten. Darüber hinaus können Sie davon profitieren, indem Sie Belege aufbewahren, um Ihre Protokolleinträge zu sichern.
Wenn Sie ein kleines Kassenbuch führen müssen, ist es wichtig zu wissen, dass Sie bei der Erstellung eine Auswahl haben. Sie können ein schriftliches Protokoll, ein speziell für die Aufzeichnung von Bargeldtransaktionen entwickeltes Computersoftwareprogramm oder auch nur eine Computertabelle verwenden, um Ihr Protokoll zu erstellen. Wenn Sie sich jedoch für die Verwendung einer Computeroption zum Aufzeichnen von Kleingeld entscheiden, ist es in der Regel entscheidend, dass Sie Ihre Dateien regelmäßig sichern. Wenn Sie sich nicht daran erinnern, haben Sie möglicherweise Schwierigkeiten, herauszufinden, wie Sie Kleingeld ausgegeben haben, und Ihre Ausgaben zu belegen, wenn Ihr Computersystem abstürzt.
In der Regel verfügt ein Kassenbuch über einen festgelegten Bereich zum Aufzeichnen verschiedener Daten. Das von Ihnen erstellte Protokoll sollte beispielsweise eine Spalte zur Eingabe des Datums enthalten, an dem Sie bar oder in bar bezahlt haben, sowie eine Spalte zur Angabe, ob Sie eine Quittung zur Dokumentation der Transaktion erhalten haben oder nicht. Ihr Protokoll sollte auch einen Bereich zum Auflisten der Partei, an die Sie bar bezahlt haben, oder der Person, von der Sie Geld erhalten haben, und des Transaktionsbetrags enthalten. Sie benötigen auch einen Bereich zur Beschreibung der Transaktion. Beispielsweise können Sie in diesem Bereich feststellen, dass Sie für Lieferungen bezahlt oder eine Spende erhalten haben.
Wenn Sie ein Protokoll für Kleingeld führen, müssen Sie auch den Kontostand in Ihrem Konto nachverfolgen. Dies bedeutet, dass Sie nach jeder Transaktion eine Spalte benötigen, in der der Saldo Ihres Portemonnaies erfasst wird. Den Überblick über das Guthaben zu behalten, ist nicht nur eine gute Aufzeichnungen, sondern kann es auch einfacher machen, festzustellen, wann es Zeit ist, Ihr Kleingeld aufzufüllen.
Wenn Sie ein Unternehmen mit Mitarbeitern betreiben, müssen Sie entscheiden, wer Zugriff auf Ihr Portokasse hat und für die Führung des Protokolls verantwortlich ist. Wenn mehr als eine Person Zugriff haben soll, benötigen Sie ein System, um zu erfassen, wer für welche Transaktion verantwortlich ist. Sie können dies protokollieren, indem Sie Ihrem Protokoll eine Spalte mit dem Namen des Mitarbeiters hinzufügen.
Neben der Führung eines Kassenbuchs ist es auch wichtig, alle Belege, die Sie in Bezug auf Kassen erhalten, aufzubewahren. Dies schließt sogar die Belege für die kleinen Beträge ein, die Sie für nicht sehr wichtig halten. Möglicherweise benötigen Sie diese Quittungen später, um einen Teil Ihrer Ausgaben nachzuweisen.