Was sind Mehrkostenabrechnungen?

"Rechnungen, die die Kosten übersteigen" ist ein Begriff, der in der Finanzbuchhaltung verwendet wird, um Situationen zu bezeichnen, in denen der dem Kunden in Rechnung gestellte Betrag die tatsächlich erzielten Einnahmen übersteigt. Bis zur Erzielung dieser Einnahmen werden sie in den Geschäftsbüchern des Unternehmens passiviert. Diese Art der Überberechnung tritt normalerweise in Branchen auf, in denen es üblich ist, Dienstleistungen im Voraus in Rechnung zu stellen, beispielsweise im Baugewerbe.

Eines der häufigsten Beispiele für die Verwendung dieses Begriffs ist der von vielen Auftragnehmern verwendete Abrechnungsprozess. In diesem Szenario ist es nicht ungewöhnlich, dass ein Auftragnehmer den Auftraggebern bereits im Voraus die vertraglich vereinbarten, aber noch nicht erledigten Arbeiten in Rechnung stellt. Es wird davon ausgegangen, dass die Arbeiten innerhalb eines angemessenen Zeitraums abgeschlossen sein werden. In der Zwischenzeit übersteigt die in Rechnung gestellte Forderung die tatsächlich erzielten Einnahmen und wird in den Finanzaufzeichnungen des Auftragnehmers als Verbindlichkeit ausgewiesen. Sobald die Arbeit beendet ist und die Einnahmen als verdient gelten, verringert sich der Betrag, bis der Betrag nicht mehr als Verbindlichkeit eingestuft wird.

Anbieter verwenden manchmal Abrechnungen, die über die Kosten hinausgehen, um die Ausgaben zu kontrollieren und die Notwendigkeit zu vermeiden, Kredite aufzunehmen oder Kredite aufzunehmen, um das im Voraus benötigte Material zu bezahlen. Durch die Sicherung einiger Vorauszahlungen von Kunden können diese Gelder zur Deckung aller mit der Arbeit verbundenen Kosten verwendet werden, da das Bargeld für die Bezahlung von Arbeitskräften, Materialien oder anderen für die Erledigung der Aufgabe relevanten Aufgaben zur Verfügung steht. Bei ordnungsgemäßer Verwaltung bedeutet dies, dass nach Abschluss des Projekts keine verbleibenden Kosten zu begleichen sind und der Anbieter über die Auftragskosten hinaus Gewinne erzielt.

Obwohl diese Vorgehensweise in einer Reihe von Branchen akzeptiert wird, muss die Abrechnung für jeden Kunden so sorgfältig gehandhabt werden, wie es nicht erforderlich wäre, wenn die Abrechnung zum Zeitpunkt des tatsächlichen Geldverdienens erfolgt wäre. Es muss darauf geachtet werden, den Fortschritt der Arbeiten oder die Erbringung von Dienstleistungen zu verfolgen, damit die Haftung genau reduziert wird. Sollte der Anbieter mehrere verschiedene Projekte gleichzeitig abwickeln, muss er außerdem vermeiden, Mittel zu verwenden, die als Verbindlichkeit für den Kauf von Lieferungen für einen Arbeitsplatz dienen, wenn die Einnahmen tatsächlich mit einem anderen Arbeitsplatz verbunden sind. Andernfalls kann schnell ein falsches Bild davon erstellt werden, welche Arbeiten mit einem bestimmten Auftrag abgerechnet wurden und welche nicht, was sowohl für den Kunden als auch für den Anbieter zu Problemen führt.