Was sind Detektivkontrollen?

Detektivkontrollen sind Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen Unregelmäßigkeiten aufdeckt, um sie im Idealfall so schnell wie möglich zu beheben. Gesetze wie der Sarbanes-Oxley Act von 2002 schreiben den Einsatz interner Kontrollen vor, um gemeinsame Probleme bei der Rechnungslegung und bei ethischen Fragen anzugehen, und Unternehmen möchten auch Kontrollen einsetzen, um Verschwendung, Betrug und andere Probleme zu vermeiden, die bei der Geschäftstätigkeit auftreten können. Der Zähler für Detektivkontrollen sind Korrekturkontrollen, die Maßnahmen sind, um zu verhindern, dass Probleme überhaupt erst auftreten.

Ein Beispiel für eine Detektivkontrolle ist ein Audit. Die meisten Unternehmen führen regelmäßige externe und interne Audits durch, um Abschlüsse zu überprüfen, Abteilungen zu überprüfen und festzustellen, ob Unregelmäßigkeiten vorliegen. Dies können Anzeichen von Veruntreuung und Betrug innerhalb eines Unternehmens sein sowie Aktivitäten, die darauf hindeuten, dass versucht wird, finanzielle Probleme vor Anlegern, Aufsichtsbehörden und der Öffentlichkeit zu verbergen. Unternehmen können Überraschungsprüfungen als eine andere Form der Detektivkontrolle verwenden, sodass die Leute nie wissen, wann sie mit einer Bewertung rechnen müssen.

Andere Detektivkontrollen können Auslöser für bestimmte Arten von Aktivitäten enthalten, z. B. Warnmeldungen, die angezeigt werden, wenn Personen Finanztransaktionen durchführen, die unregelmäßig erscheinen. Wenn eine Abteilung immer einen Scheck für denselben Betrag an denselben Lieferanten ausstellt, kann eine plötzliche Änderung Anlass zur Besorgnis geben, und es kann eine Detektivkontrolle eingerichtet werden, um die Buchhaltungsabteilung zu benachrichtigen, wenn Abweichungen wie diese auftreten, damit sie herausfinden können, was passiert passiert und warum.

Unternehmen können Maßnahmen wie obligatorische Meldeformulare verwenden, um unregelmäßige Aktivitäten frühzeitig zu erkennen, häufig in Form von Abschlüssen, die nicht mit den tatsächlichen Aktivitäten einer Person oder Abteilung übereinstimmen. Diese Detektivkontrollen können beispielsweise das automatische Senden von Daten zur Überprüfung an das Rechnungswesen umfassen und eine fortlaufende Überwachung ermöglichen, sodass Personen ungewöhnliche Ereignisse fast sofort erkennen können. Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte können zusammenarbeiten, um angemessene und wirksame Kontrollen zu entwickeln.

Einige Detektivkontrollen sind gesetzlich vorgeschrieben, und Unternehmen müssen nachweisen, dass sie sie verwenden und die gesetzlichen Standards für die Verwendung dieser Kontrollen einhalten. Andere werden als Teil allgemein anerkannter Standards und Praktiken angesehen und sind zwar nicht ausdrücklich vorgeschrieben, aber eine sehr gute Idee. Unternehmen, die von anerkannten Praktiken abweichen, können Anlass zu Besorgnis und Misstrauen geben, da die Menschen wissen möchten, warum sie in Bezug auf die Rechnungslegungspraktiken nicht mit anderen Unternehmen Schritt halten. Andere Kontrollen können optional sein, werden jedoch aus rechtlichen oder ethischen Gründen empfohlen.