Was sind Auslagen?

Spesen aus eigener Tasche sind Kosten, die im Rahmen von geschäftlichen oder persönlichen Angelegenheiten anfallen, die eine sofortige Barzahlung erfordern, wobei eine Person buchstäblich "aus eigener Tasche" zur Deckung dieser Kosten gezahlt wird. Einige dieser Ausgaben sind möglicherweise steuerlich absetzbar, wenn sie in bestimmte Kategorien fallen, und andere sind möglicherweise erstattungsfähig, sodass Personen für unerwartete Bargeldausgaben entschädigt werden können. In beiden Fällen müssen Belege aufbewahrt werden, um die Ausgaben sorgfältig zu dokumentieren.

Angestellte, die im Auftrag eines Arbeitgebers Geschäfte abwickeln, haben möglicherweise Auslagen wie Brückengebühren, Mittagessen für einen Kunden, Vorräte, um eine Aufgabe zu erledigen, und so weiter. Solange die Tätigkeiten des Arbeitnehmers vom Arbeitgeber ausdrücklich angefordert und genehmigt wurden, kann der Arbeitgeber eine Erstattung anbieten. In anderen Fällen können die Mitarbeiter diese Ausgaben in einer Steuererklärung geltend machen, da sie mit den Kosten für die Bearbeitung der bei der Arbeit zugewiesenen Aufgaben verbunden sind.

Arbeitgeber mit vertrauenswürdigem Personal verfügen möglicherweise über andere Methoden zur Abwicklung von Auslagen aus eigener Tasche, z. B. die Ausgabe von Kreditkarten oder Blankoschecks, oder die Erlaubnis von Mitarbeitern, einem Unternehmenskonto Auslagen in Rechnung zu stellen. In anderen Fällen müssen die Mitarbeiter die Kosten dokumentieren, die bei der Ausführung von Arbeiten im Auftrag des Unternehmens anfallen, damit sie überprüft werden können. Wenn dies genehmigt wird, wird zum Ausgleich ein Scheck ausgestellt, oder die Mitarbeiter werden aus einem Portokassenfonds ausgezahlt.

Persönliche Auslagen sind manchmal absetzbar. Krankheitskosten aus eigener Tasche, die Deckung von Kosten, die nicht von Versicherungsplänen abgedeckt werden, können abzugsfähig sein. Wenn sie hoch sind, sind sie in der Regel höher als der Standardabzug, wodurch ein Anreiz geschaffen wird, in einer Steuererklärung aufzuführen. Spenden an Wohltätigkeitsorganisationen gelten ebenfalls als eine Form von Auslagen, da die Person Barzahlungen im Voraus leistet.

Zahlungen für Waren und Dienstleistungen, die über einen bestimmten Zeitraum verwendet wurden, sind nicht zulässig. So sind Benzin und Maut spesenfrei, Kfz-Versicherung und Zulassung nicht. Personen, die Autos für geschäftliche Zwecke eines Unternehmens nutzen, können jedoch eine Kilometerleistung geltend machen, um Abnutzungserscheinungen am Auto sowie indirekte Kosten wie Versicherungen auszugleichen. Ebenso sind die Krankenkassenprämien nicht aus eigener Tasche, aber Nachzahlungen bei Arztbesuchen wären. In der Regel lässt sich leicht feststellen, ob eine Ausgabe als Auslagenkosten qualifiziert ist. Wenn es sich um eine Dienstleistung oder um eine Ware handelt, die sofort verwendet wird, und nicht um eine Investition in eine langfristige Dienstleistung, handelt es sich in der Regel um eine Ausgabe aus eigener Tasche.