Was sind die verschiedenen Arten von Erstattungsrichtlinien?
Viele Organisationen und Unternehmen haben Rückerstattungsrichtlinien, um Mitarbeiter zurückzuzahlen, die ihr eigenes Geld für Lieferungen, die Unterhaltung von Geschäftspartnern oder für Geschäftsreisen ausgeben. Die meisten Unternehmen haben Standardrichtlinien in Bezug auf Berechtigungen, Formulare und Zeitrahmen. Die Unternehmen können die Rückerstattungsrichtlinien auch nach Art der Ausgaben aufteilen. Zu den Arten von Rückerstattungsrichtlinien gehören spezifische Richtlinien für die Art der Ausgaben, wie Schulgebühren, Reisen, Transport, Lieferungen oder Gesundheitsfürsorge sowie ein Genehmigungsverfahren, das sich an das Buchhaltungssystem der Organisation anlehnt.
Unternehmen sind häufig besorgt über den Missbrauch von Erstattungsrichtlinien und legen Richtlinien fest, die verhindern sollen, dass Mitarbeiter eine Erstattung für nicht arbeitsbedingte Ausgaben beantragen. Viele Mitarbeiter müssen eine Genehmigung für eine Ausgabe einholen, z. B. für die Vorabgenehmigung von Reiseplänen oder Bildungskursen. Buchhaltungsabteilungen entwickeln häufig Tabellenkalkulationen und Formulare, die ausgefüllt werden müssen, damit ein Mitarbeiter die Erstattung beantragen kann. Darüber hinaus wird von den Mitarbeitern normalerweise erwartet, dass sie Rechnungen, Rechnungen und Quittungen speichern, um sie mit Erstattungspapieren einzureichen.
Die Rückerstattungsrichtlinien für Reisen und geschäftliche Unterhaltung sind oft sehr detailliert und können Pauschalsätze für Ausgaben wie Mahlzeiten festlegen oder einfach ein tägliches Ausgabenlimit festlegen. Einige Organisationen verlangen von Mitarbeitern, dass sie ihre Reise über ein internes Reisebüro oder ein Vertragsreisebüro arrangieren. Dies kann aufgrund der Unternehmensrichtlinien erforderlich sein, um die wirtschaftlichsten Hotels oder Flüge zu finden. Einige Reiserückerstattungsrichtlinien können auch den Kauf von alkoholischen Getränken einschränken, selbst wenn die Kosten des Getränks innerhalb der Budgetrichtlinien für Mahlzeiten liegen.
Neben den Reise- und Unterhaltungskosten richten sich andere Arten von Rückerstattungspolicen auch an die Selbstentwicklung der Mitarbeiter. Beispielsweise kann ein Unternehmen, das über ein Wellness-Programm verfügt, auch eine Erstattungsrichtlinie für das Gesundheitswesen anbieten, die es ihm ermöglicht, für Gewichtsverlustsysteme, Mitgliedschaft in Fitnessstudios, Programme zur Raucherentwöhnung und andere Arten von Wellness-Dienstleistungen zu zahlen, die nicht durch eine Versicherung abgedeckt sind. Viele Mitarbeiter nutzen die Erstattungsrichtlinien für Unternehmensgebühren, die ihnen helfen können, auch für die Schule zu bezahlen. Viele Unternehmen zahlen für Weiterbildungskurse, können aber auch die Kosten für Kurse auf Hochschulniveau erstatten, wenn der Mitarbeiter nachweisen kann, dass der Besuch der Kurse seine Arbeitsleistung verbessert.
Einige Unternehmen rationalisieren ihre Rückerstattungsrichtlinien, indem sie einigen Mitarbeitern Firmenkredit- oder Abbuchungskarten ausstellen. Diese Karten dürfen ausschließlich für Geschäftsausgaben verwendet werden und können sowohl dem Unternehmen als auch dem Mitarbeiter bei der Nachverfolgung von Ausgaben und Erstattungen helfen, da alle Ausgaben auf einer einzigen Rechnung landen. Die Unternehmensrichtlinien beschränken die Verwendung dieser Karten in der Regel auf Führungskräfte und andere hochrangige Mitarbeiter. Vertriebsmitarbeiter oder andere Mitarbeiter, die regelmäßig reisen oder unterhalten müssen, können jedoch auch Firmenkarten zugewiesen bekommen. In einigen Fällen zahlt das Unternehmen Kreditkartenrechnungen direkt, in anderen Fällen muss der Mitarbeiter die Rechnung bezahlen und den Kostenerstattungsprozess wie bei allen anderen Ausgaben abschließen.