Was sind die verschiedenen Arten von Prüfungsfragen?

Prüfungsfragen können in vier Hauptkategorien unterteilt werden: vorläufig, prozessbasiert, Validierung und Risiko. Der Hauptzweck einer Prüfung besteht darin, die Einhaltung der Richtlinien einer Organisation und etwaiger rechtlicher Verpflichtungen zu überprüfen. Obwohl die meisten Menschen an eine Abschlussprüfung denken, kann eine Prüfung für jeden Prozess durchgeführt werden, der dokumentiert ist und Transaktionen enthält, die überprüft werden können. Auditing-Arbeiten sind die effektivste Methode, um Lücken in der tatsächlichen Verarbeitung zu identifizieren, Risikobereiche innerhalb des Vorgangs zu identifizieren und sicherzustellen, dass die richtigen Verfahren eingehalten werden.

Vorbereitende Prüfungsfragen konzentrieren sich auf das Verständnis der Organisationsstruktur, der Kunden, Lieferanten und der primären Geschäftstätigkeit. In dieser Phase werden häufig Fragen an die Exekutive gestellt, die Anliegen, betrügerische oder verdächtige Aktivitäten und den Hauptzweck der Prüfung betreffen. Diese Informationen sind wichtig, damit der Prüfer bestimmen kann, welche Prozesse im Prüfungsumfang enthalten sind und an wen er sich wenden kann, um auf die Dateien zuzugreifen.

In der Vorbereitungsphase der Prüfung beantragt der Prüfer häufig den Zugriff auf das Betriebshandbuch, Kopien der Unternehmensrichtlinien und jegliche Dokumentation zur Verwendung verschiedener Systeme oder Geschäftsprozesse. Er oder sie wird dieses Material auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Gesamtqualität prüfen. Anhand dieser Informationen als Bezugspunkt erstellt der Prüfer einen Prüfungsplan, in dem die Einhaltung der angegebenen Verfahren festgestellt wird.

Prozessbezogene Prüfungsfragen richten sich an Mitarbeiter, die für den Abschluss der eigentlichen Prozesse verantwortlich sind. Beispielsweise wird ein Kreditorenbuchhalter gefragt, ob er eine Schulung zu den Rechnungslegungsgrundsätzen, zum Informationssystem oder zum Rechnungswesen im Allgemeinen erhalten hat. Der Sachbearbeiter wird möglicherweise gebeten, zu erläutern, wie er eine Zahlungsanforderung verarbeitet, die mehr als einen bestimmten Geldwert umfasst. Andere Fragen könnten Verfahren zum Monatsende und zum Jahresende, Sicherheitsüberprüfungen und Zahlungspläne umfassen.

Nachdem der Prüfer die Mustergeschäfte unabhängig bewertet hat, hat er oder sie Fragen auf der Grundlage der gesammelten Nachweise. Diese Fragen sind sehr spezifisch und konzentrieren sich auf die jeweilige Transaktion. Sie werden verwendet, um Fragen zu tatsächlichen Geschäftspraktiken zu beantworten. Wenn beispielsweise eine Kostenerstattung ohne Unterschrift des Vorgesetzten des Mitarbeiters bearbeitet wurde, wird die Person, die sie bearbeitet hat, gebeten, zu erläutern, wie dies geschehen ist. Die Antwort ist in der Auditdatei und im Abschlussbericht enthalten.

Prüfungsfragen zur Sicherheit von Dokumenten, Materialien und Mitarbeitern werden zur Bewertung spezifischer Risiken herangezogen. Zu den weiteren Fragen, die zur Hervorhebung des Risikos herangezogen werden, gehören die Bereitschaft der Mitarbeiter, Anweisungen von Vorgesetzten entgegenzunehmen, die Einhaltung dieser Anweisungen und das allgemeine Arbeitsumfeld. Die Ebene, bis zu der Manager in den täglichen Betrieb involviert sind, ist ein weiterer Bereich von Fragen, die zur Ermittlung des Risikoniveaus verwendet werden.